Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Содержание
  1. Какой срок хранения кадровых документов в организации?
  2. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения
  3. Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
  4. Сроки хранения кадровых документов на примере
  5. Таблица сроков хранения
  6. Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?
  7. Итоги
  8. Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов
  9. К каким документам относятся приказы на отпуск?
  10. Перечень сроков хранения кадровых документов
  11. Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы
  12. Работа с документами по отпуску: нюансы
  13. Организация хранения кадровых документов: нюансы
  14. Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа
  15. Оформление документов на отпуск: издание приказа
  16. Оформление приказа: нюансы
  17. Оформление документов на отпуск: регистрация приказа
  18. Регистрация приказов: нюансы
  19. Срок хранения журнала регистрации приказа
  20. Установленный срок хранения графика отпусков в организации
  21. Предусмотренные сроки
  22. Действующие приказы
  23. В каких случаях требуются документы

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

Сроки хранения кадровых документов на примере

Таблица сроков хранения

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Итоги

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг.

Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.

Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.

Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит.

Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.

Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

НаименованиеИнформация из Перечня, утвержденного приказом № 558Состояние документа
СтатьяСрок храненияПримечание
Табели учета рабочего времени за период с 2005 по 2016 год5865 лет (1)(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 летЧастичная утрата текстовой информации
Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2007–2010 годы6005 летТрудночитаемые
Личные дела работников65675 летЭПКИмеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют
Резюме и анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2012–2017 годы6633 года
Командировочные удостоверения сотрудников за 2016 год6685 лет
Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2006–2016 годах6855 лет
Графики предоставления отпусков за 2006–2016 годы6931 годТекст частично выгорел от воздействия солнечного света
Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2006–2016 годы195 лет
Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2006–2016 годы19Весь период деятельности компании

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет.

Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2016 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2007–2010 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2012–2017 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2006–2016 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 1 год для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakoj_srok_hraneniya_kadrovyh_dokumentov_v_organizacii/

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока – в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск – пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ – на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту – должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами.

Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами.

Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал.

При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников.

Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Источник: http://fb.ru/article/285512/skolko-hranyatsya-prikazyi-na-otpusk-hranenie-kadrovyih-dokumentov

Установленный срок хранения графика отпусков в организации

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Одна из обязанностей работодателя в процессе построения взаимоотношений с сотрудниками заключается в оформлении отпусков. Но после того как работник ушел на отдых и вернулся с него, функционирование сопутствующих документов не прекращается.

Дело в том, что они подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядки уничтожения бумаг – будет освещено в материале.

По истечении срока хранения график отпускных периодов утрачивает свою актуальность, а вместе с ней и юридическую силу. Но в ряде ситуаций данные, которые отражены в данной документации, могут оказать существенную помощь в ходе формирования внештатных ситуаций.

К таким явлениям относятся споры между работниками и работодателями, ошибочно внесенные данные в процессе оформления приказов, просчеты в ходе начисления выплат и т. д.

Если численность персонала на предприятии велика, в момент составления графика на последующий календарный год у работников есть риск возникновения непониманий с начальством касательно очередности предоставления.

Посредством устаревшего ГО можно получить объективное представление о том, какая картина складывалась в прошлом периоде, а также произвести аналитические и оценочные мероприятия, сравнив спланированный отпуск и тот, что был использован по факту.

Наличие в стенах организации прошлогоднего образца дает возможность уполномоченным специалистам прогнозировать предстоящие периоды отдыха и строить планы относительно дальнейшей трудовой деятельности фирмы.

Исходя из вышесказанного, можно отметить несколько случаев, в которых может потребоваться ГО в организации:

  • необходимость наличия основы для формирования нового графика на предстоящий годовой период;
  • формирование конфликтной ситуации между работодателем и сотрудником в связи с порядком использования служащим дней отдыха;
  • обнаружение ошибочных данных в процессе утверждения приказов о предоставлении сотрудникам отпускных дней;
  • неверное и нерациональное проведение расчета отпускных дней бухгалтерским отделом;
  • планирование дней отдыха на предстоящий годовой период;
  • анализ статистических данных по отношению к спланированным дням отдыха;
  • осуществление проверки работы организации со стороны контролирующих государственных организаций.

Есть несколько вариантов, с помощью которых можно спланировать и организовать процесс хранения графика отпусков.

Стоит отметить, что ГО – локальный акт фирмы, включающий в себя даты, в которые работник сможет уйти на заслуженный отдых, и он будет оплачен работодателем. Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа. Он формируется не позже чем за две календарных недели до начала нового года, что отображено в ст. 123 ТК РФ.

Законодатель не установил особых правил, по которым следует хранить этот документ. Но поскольку необходимо обеспечение соблюдения норм закона «О персональных данных» №152 от 27.07.2006 г.

, в ходе выбора места хранения документа требуется обеспечение абсолютной секретности файлов и целостности каждой бумаги.

Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению:

  • в помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности);
  • на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.

Целесообразнее всего для решения этой задачи использовать отдельную папку, в которой и будет размещаться основная документация (по файлам в соответствии с порядком хронологии).

Допустимо размещение ГО за прошлый год в специальных папках, в которых находятся документы с аналогичным периодом хранения.

Когда срок хранения важной документации подходит к концу, она нуждается в проведении обязательной процедуры уничтожения. Иначе персональные сведения работников могут стать более доступными для посторонних лиц, а формирование оптимальных условий хранения может потребовать несения ненужных (лишних) расходов.

Утилизация устаревших бумаг в рамках предприятия осуществляется несколькими путями:

  • уничтожение на специальном устройстве – шредере;
  • измельчение в ручном режиме посредством разрезания;
  • сжигание.

По окончании текущего года сотрудник, занимающий должность начальника службы кадров, занимается составлением описи бумаг, которые подлежат уничтожению.

В самом начале календарного года и по мере надобности руководящий специалист создает приказ о формировании комиссионного состава в связи с уничтожением документов.

Данная комиссия составляет акт, который обязуются подписать все члены группы, а затем документ сдается руководителю, чтобы тот поставил свой «автограф».

Бумага должна составляться в соответствии с общепринятыми правилами и нормами и содержать следующие сведения:

  • название бумаги, которая подлежит мероприятиям по уничтожению;
  • продолжительность хранения;
  • способ, посредством которого будет происходить уничтожение.

За счет соблюдения необходимых норм и правил хранения работодатель может избежать всевозможных споров с работниками, связанных с правомерностью и соблюдением порядков очередности предоставления отдыха на последующий годовой период.

Предусмотренные сроки

Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

Получается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).

Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

Документ утвержден приказом Минкультуры №558.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст.

90 Трудового кодекса РФ предусматривает несение гражданской, административной и уголовной ответственности.

Она является достаточно строгой, поэтому обеспечение качественной сохранности бумаг – не только обязанность, но и прямая заинтересованность руководителя организации.

Действующие приказы

В отношении отпускного законодательства правительством разработана внушительная база. она состоит из нескольких документов. Первый из них – Трудовой кодекс РФ.

  1. Ст. 123 регламентирует сроки составления приказа со стороны руководителя организации.
  2. Гл. 14 в целом регулирует порядки обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников.
  3. ФЗ№152 «О персональных данных» содержит нормы относительно хранения личных данных работников и предусматривает за их несоблюдение определенные меры наказания.
  4. Приказ Минкультуры №558 содержит данные касательно сроков хранения ГО в стенах предприятий.

В каких случаях требуются документы

Исходя из сложившейся практики в отношении графиков отпусков, есть несколько реальных ситуаций, в которые могут потребоваться архивные документы.

  1. Создание нового графика. Взяв старый документ, работодатель сможет осуществить сверку и назначить даты ухода на отдых в новом годовом периоде.
  2. Разрешение конфликта. Если между сторонами трудового соглашения возникли недопонимания, решить их можно с помощью прежнего графика, чтобы справедливость восторжествовала.
  3. Исправление ошибок. Если ранее нанимателем были допущены определенные ошибки, а затем выявлены кем-либо из сотрудников, решение вопроса допустимо с помощью архива.
  4. Необходимость проведения перерасчета. Если бухгалтер допустил помарки и погрешности, он может обратиться к «старому» ГО, чтобы уточнить данные.
  5. Проверка деятельности предприятия. Если в компанию явились представители контролирующих служб, они, вероятно, попросят предъявить этот документ как доказательство факта соблюдения законодательства.

Таким образом, график отпусков на предприятии хранится в течение 1-го календарного кода, а затем утилизируется.

Подробнее о работе с графиками отпусков смотрите ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/otpusk/srok-xraneniya-grafika-otpuskov.html

Citize
Добавить комментарий