Подлиник документа пример

Содержание
  1. Как оформляется дубликат документа
  2. Подлинник, копия, дубликат
  3. Дубликат документа
  4. Оформление дубликата документа
  5. Копия, выписка, дубликат
  6. Оформление и выдача копий документов
  7. Как заверить копию документа «надлежащим» образом
  8. Учебник: делопроизводство
  9. Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов
  10. Заверенная копия, как сделать копию, образец выписки
  11. Как заверяется копия?
  12. Повторно выданный документ – «дубликат»
  13. Выписка из документа
  14. Может ли организация выдавать копии документов?
  15. Подлинник
  16. Беловики и черновики
  17. Способы получения копий
  18. Удостоверение копий
  19. Документ. Подлинники, оригиналы
  20. Документ. Фальсификация
  21. Документ. Копии
  22. Подлинник электронного документа это
  23. Подлинник
  24. Документы электронные. оригиналы и подлинники
  25. Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. миссия выполнима?
  26. Делаем бумажную копию электронного документа
  27. Объявление

Как оформляется дубликат документа

Подлиник документа пример

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол. Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.

Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Подлинник, копия, дубликат

Важно

  • 1 . изготовление и оформление документов
  • 4.

Требования к дубликатам и копиям документов

  • 5.
  • Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

  • Заверение копий документов
  • Как оформить дубликат договора
  • Копии, выписки, дубликаты документов
  • Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?
  • Оформление дубликата документа
  • 1 . изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

    Дубликат документа

    Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х.

    Внимание

    Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

    На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.

    Рассмотрим пример оформления выписки: ВЫПИСКА Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И.


    25 ноября 2014 года Далее приводятся все данные по запросу.

    Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица: Председательствующий В.В.

    Селиверстов По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию.

    Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

    Оформление дубликата документа

    Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.

    Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации.

    Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.
    Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой: Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них.

    Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.

    Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

    Копия, выписка, дубликат

    • Документооборот, № 24
    • Восстанавливаем утраченные документы, № 20
    • Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
    • В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
    • ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
    • Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
    • Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
    • Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
    • Передаем учет аутсорсеру, № 3
    • 2015 г.

    Оформление и выдача копий документов

    Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

    От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

    Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.

    На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата.

    На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

    Контрольные вопросы 1. Что такое подлинник документа? 2.

    Что представляет собой копия документа? 3. Когда копия документа приобретает юридическую силу? 4.
    Каковы правила выдачи копий в организациях? 5.

    Как заверить копию документа «надлежащим» образом

    Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати. Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен. Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

    Учебник: делопроизводство

    В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

    Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия ».

    Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

    • Заверять должно уполномоченное лицо.
    • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

    При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

    Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П.

    Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А.

    А. Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

    Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе.

    Руководителю данное право принадлежит априори.

    Источник: http://aval48.ru/kak-oformlyaetsya-dublikat-dokumenta/

    Заверенная копия, как сделать копию, образец выписки

    Подлиник документа пример

    Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.

    И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.

    Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. 

    На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов. Точные определения можно найти в ГОСТе:

    Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр., подтверждают его подлинность;

    Документ-подлинник — это официальный документ в единственном экземпляре;

    Дубликат или повторный документ  —  это документ, ранее уже выдававшийся и имеющий отметку «дубликат», «повторно» и т.д.;

    Копия документа – документ, несущий информацию, аналогичную, содержащейся в подлиннике;

    Копия документа в электронном  виде или электронная копия документа – электронная форма документа, полностью повторяющая подлинник;

    Копия документа, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия документа, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу. Заверенная копия является юридически значимым документом и довольно часто может применяться наравне с оригиналом.

    Как заверяется копия?

    Копия документа, просто отснятая на ксероксе, полностью соответствует оригиналу, но не является при этом юридически значимым документом. Для придания копии статуса документа нужно заверить ее по всем существующим правилам.Как указано в ГОСТеР 6.

    30-2003, заверение документа должно происходить следующим образом: под подписью, скопированной с основного документа, пишется «копия верна», либо «верно», далее должна быть обозначена должность лица, заверившего копию.

    Чуть ниже ставится его личная подпись, ФИО и дата, когда произошло заверение.

    Весьма часто мы можем столкнуться с тем, что слова «верно» и «копия верна» не пишут от руки, а ставят штамп. Как правило, такие штампы есть в  нотариальных конторах, в бухгалтериях крупных компаний, в офисах фирм. Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.

    Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации. Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.

    Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой:

    Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них. Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.

    Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

    Отдельная статья о том, как заверить копию документа — по ссылке, а здесь — статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов.

    Повторно выданный документ – «дубликат»

    Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

    Рассмотрим пример:

    • если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
    • если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

    Выписка из документа

    Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена. Это удобно, когда необходимо, например, в сжатом виде предоставить информацию, а не делать многостраничную копию. Часто выписку делают и по причине невозможности разглашения информации.

    Приведем небольшой пример того, когда может потребоваться выписка из документов:

    Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков.

    Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации.

    В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

    Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х. Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…». На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.

    Рассмотрим пример оформления выписки:

    ВЫПИСКА

    Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года

    Далее приводятся все данные по запросу.

    Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:

    Председательствующий                                            В.В. Селиверстов

    По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

    Подробно о том, как сделать выписку из документа — по ссылке.

    Может ли организация выдавать копии документов?

    В соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х,  организация может и, что самое важное, должна предоставлять копии документов по запросу:

    1 — По запросам сотрудников организации необходимо предоставить копии, поскольку это производится в «интересах граждан»

    2 – По запросу третьего лица о предоставлении документа, полученного от сторонней организации, можно предоставлять его копию тогда, когда это третье лицо не может получить копию документа в организации, первоначально его выдавшей.

    В соответствии с ТК РФ сотрудник организации имеет право обратиться к руководству, не зависимо от того, продолжаются ли его трудовые отношения с этой организацией, с целью получения заверенных копий документов, отражающих период его работы в данной организации. Работник должен предоставить оформленное заявление. Копии по запросу должны быть предоставлены в трехдневный срок с момента подачи запроса.

    Image by scottchan // www.freedigitalphotos.net

    документирование, кадровикам, кадровое делопроизводство

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2457

    Подлинник

    Подлиник документа пример

    Добавлено в закладки: 0

    Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника

    Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа.

    Словарь синонимов также обозначает подлинник как «оригинал», очевидно, от лат. Originalis, что означает «первоначальный».

    Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение.

    Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в своем роде, предназначенное для копирования или воспроизведения. Все же, несмотря на уникальность характеристики подлинников, довольно часто можно встретить «умноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах.

    Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, потому что договор составлялся между сторонами, имеющими равные права и обязанности.

    Исходя из этого логично, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полноценную юридическую силу экземпляр.

    Современная техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым. Это стало причиной появления так называемых «двукратных оригиналов».

    Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, возникают два документа: то, что было заранее предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма.

    Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь одинаковый текст, однако по внешнему виду и списку реквизитов будут считаться не одним и тем же документом, но разными.

    Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют один и тот же написанный текст, однако отличны по внешним признакам и подписям: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в разных концах ее пути. Среди подлинников принято выделять аутентичные (от греч. Authentikos – озн. подлинный, из первоисточника).

    Аутентичный документ – это документ, который имеет подтверждение подлинности. Достоверность таких документов гарантируют принятые формальности, чаще всего это подписывание и проставление печатей. К примеру, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково подлинный и имеющий равную силу.

    Беловики и черновики

    Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов.

    Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок.

    Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.

    Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат.

    Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.

    Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок.

    Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа.

    Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.

    При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника.

    Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде.

    Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

    Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей.

    При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже.

    При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».

    Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами.

    Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.

    Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями.

    Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка.

    В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).

    Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью.

    Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом.

    Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники.

    Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.

    Способы получения копий

    Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода.

    Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше.

    Отдельно стоит выделить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде. Чаще всего этот способ копирования применяется в случаях, когда нужно сделать копии с документов в больших объемах. Обычно для этого используют специальную микрофотопленку или микрофиши и применяют в составлении больших архивов.

    Помимо копий, которые были сняты с оригинала, существует разновидность под названием «кратные копии».

    Кратные копии снимают с копий. Также копии отличаются способом удостоверения. Таким образом, существует авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия. Авторизированной называют копию, которую удостоверил автор.

    Заверенная копия – это копия с поставленными на ней реквизитами, которые придают ей юридическую силу. Изначально порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан».

    Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было позволено выдавать копии с документов, выпущенных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц.

    Для этого у каждой организации должны были быть специальные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с обязательным заверением печатью.

    Регистрировать копию с документов, которые касались личных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий.

    Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и предприятиями, однако также указ дополнил их следующим отрывком: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что верность копий документа подтверждается подписью руководителей или уполномоченных на то должностных лиц и печатью.

    Отдельно необходимо выделить требование указывать на копии помимо даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник этого документа находится на данном предприятии.

    Нельзя свидетельствовать копию с документов, в которых изначально текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов” изложили требования к реквизитам, в частности к отметке о заверении копий.

    “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

    Например: Верно: Секретарь: личная подпись Д.Л. Попова

    Удостоверение копий

    Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ.

    System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус.

    Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.

    Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

    Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.

    Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник.

    В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов.

    Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

    Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.

    Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.

    Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

    Источник: https://biznes-prost.ru/podlinnik.html

    Документ. Подлинники, оригиналы

    Подлиник документа пример

    up

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

    Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

    Разновидностью черновика является набросок.

    Наброски – это предварительные наметки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

    Эскизы — предварительные, неоконченныеизобразительно-графическиетехнические документы Выполняются с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

    После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком.

    Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остается (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником.

    Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

    Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно.

    Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

    “Подлинником документа на машинном носителе, – согласно ГОСТу, – является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником”. Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

    Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые “умноженные оригиналы”, т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько

    up

    договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

    Документ. Фальсификация

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

    В противоположность подлиннымсуществуют подложные, фальсифицированныедокументы. Виды фальсифицированных документов:

    1.полностью фальсифицированные документы – документы, в которых не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.);

    2.частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать:

    a.фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искаженным содержанием (разновидностью фальсификации содержания является интерполяция – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале);

    b.фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но

    иметь фальсифицированные внешние признаки. Основные способы подделки документов на бумажном носителе:

    1.подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путем рисования);

    2.подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

    3.травление (удаление текста путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щелочью, окислителем);

    4.смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

    5.дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

    6.подделка подписей (методом рисования, копирования);

    7.поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путем копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

    8.замена фотографий (наиболее распространенные приемы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

    9.замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.).

    up

    С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путем удаления или вклеивания их частей и т.д.

    Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др.

    К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты.

    Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

    up

    Документ. Копии

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

    Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

    Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно выдается при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан.

    Степень точности (близости) копиик оригиналу:

    ●графически тождественные (факсимильные): фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;

    ●частично тождественные: обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа (например,копия бланка в ГАИ);

    ●графически не тождественные копии: копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;

    ●рисованные копии, максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала.

    Заверенные копии – копии, удостоверенные должностным лицом.

    Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

    В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии сдокументов для внутренних нужд какого-либоучреждения, организации, предприятия.

    Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей).

    Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

    Источник: https://StudFiles.net/preview/6070713/page:11/

    Подлинник электронного документа это

    Подлиник документа пример

    Скорее всего, разработчики говорят о «юридической силе» документа.

    ) Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: — «Что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»; отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .

    doc, .txt или .arj) идентичными?».

    Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого? Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД» «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования.

    Подлинник

    Авторы ряда российских госстандартов сходятся во мнении, что оригинал – предшественник подлинника. Например, в ГОСТе 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации.

    Виды и комплектность конструкторских документов» между ними проводится четкое различие.

    Оригинал электронного документа трактуется как первичный объект, предназначенный для проверки, установленного согласования и утверждения в качестве подлинника, а подлинник – утвержденный оригинал, с которого в дальнейшем будут делаться копии и дубликаты.
    Близкое определение для строительной проектной документации содержится в ГОСТе 21.001-2013.

    Документы электронные. оригиналы и подлинники

    Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

    Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. миссия выполнима?

    Напомним, что факсимиле — это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита — подписи, обычно руководителя.

    К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.

    В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны.

    В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.Необходимо также выделить микрофотокопии — копии документов в уменьшенном виде.

    Делаем бумажную копию электронного документа

    Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.

    Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.

    Внимание Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии — крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение.

    Объявление

    Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

    Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов» изложены требования к реквизиту — отметка о заверении копии: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».Например: Верно:Секретарь: личная подпись Л.Р.

    Определяется в словарях слово «оригинал» через слово «подлинник», подлинное произведение, авторская рукопись.

    Оригинальный — это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

    Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры.

    Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление «двукратных оригиналов».

    Источник: http://territoria-prava.ru/podlinnik-elektronnogo-dokumenta-eto/

    Citize
    Добавить комментарий