Оформление командировки пошагово

Содержание
  1. Оформление командировки пошагово
  2. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
  3. Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни
  4. Оформление командировки в 2017 году: документы
  5. Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция
  6. Командировки: основные правила оформления
  7. Командировки: основные правила оформления
  8. Новые правила оформления командировки
  9. Приказ о направлении в командировку
  10. Как отчитаться о проделанной работе?
  11. Какими документами подтверждаются расходы за время командировки?
  12. Образец положения о командировках
  13. Сверхурочная работа в период командировки
  14. Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:
  15. Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе
  16. Продление командировки в связи с болезнью сотрудника
  17. Служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки
  18. Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни?
  19. Командировки госслужащих
  20. Проверьте себя
  21. 2. Где указывается цель отъезда:
  22. 3. Какие расходы нельзя включить в состав командировочных:
  23. 4. Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:
  24. 5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:
  25. Оформление командировки в 2018 году – за границу и по России, документы и пошаговая инструкция
  26. Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку
  27. Документальное оформление командировки внутри государства
  28. Пошаговая инструкция оформления служебной командировки в России
  29. Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание
  30. Оформление заграничных командировок
  31. Нюансы оформления командировок
  32. Оформление командировки в 2018 году – изменения и образцы, пошаговая инструкция
  33. Что это такое
  34. Законодательство
  35. Виды
  36. Пошаговая инструкция 
  37. Как рассчитать суточные

Оформление командировки пошагово

Оформление командировки пошагово

Т-9 Приказ произвольной формы: Примерная схема составления приказа Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Таблица командировочных расходов: Расходы для командировки по России Расходы для командировки за границей Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.

Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

Дополнительные расходы: согласовываются с работодателем.

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < … Сверьте зарплаты работников с новым МРОТ С 01.05.2018 размер федерального МРОТ составит 11 163 рубля, что на 1 674 рубля больше, чем сейчас.

А это значит, что работодатели, оплачивающие труд своих работников по минималке, должны с 1 мая поднять им зарплаты.

< … При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < …

Важно

Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно). Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < …

Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные. < …

Особенности документального сопровождения местных командировок В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2017 году считается действительной при оформлении:

  • приказа;
  • авансового отчета;
  • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя? Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Если количество отработанных часов превышает месячную норму, вместо дополнительной одинарной дневной ставки выплачивается двойная.

Сотрудникам, у которых нет фиксированного оклада, отъезд в выходной день оплачиваются не менее чем по двойной тарифной ставке (дневной или часовой), а сдельщикам — минимум по двойным сдельным расценкам.

По желанию доплату и в первом, и во втором случае можно заменить дополнительным днем отдыха.

Командировки госслужащих Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв. указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему.

Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни

В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Оформление командировки в 2017 году: документы

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

Внимание

Скачать Форма командировочного удостоверения Т-10 4. Продление срока служебной командировки В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках.

Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9 Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а 3.

Подтверждение фактического срока пребывания в командировке До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.
Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п.

Командировки: основные правила оформления

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Источник: http://golden-mark.ru/oformlenie-komandirovki-poshagovo/

Командировки: основные правила оформления

Оформление командировки пошагово

Командировкой называют поездку сотрудника, направляемого работодателем для выполнения служебных поручений и заданий за пределы места постоянной работы.

Данное определение содержится в Трудовом кодексе (ст.

 166 ТК РФ), и с ним не следует путать служебные поездки сотрудников, работа которых в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией имеет разъездной характер или проходит в пути.

Новые правила оформления командировки

Прежние правила оформления командировок, действовавшие до 8 января 2015 года, с указанной даты утратили свою актуальность.

Теперь оформляются гораздо проще, чем пару лет назад: теперь работодателю можно не составлять отдельное задание и не выдавать работнику, направляемому в поездку, командировочное удостоверение. Он же, в свою очередь, не обязан составлять отчет о работе.

Упразднена и норма об обязательном ведении журналов учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования.

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках).

Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно.

При составлении такого приказа можно использовать унифицированную форму № Т-9 или ее аналог, разработанный локально.

Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам? На самом деле все просто.

Разумеется, указывать цель нужно, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ), поэтому после отмены задания работодатель должен сам решить, в каких документах будет отражаться данная информация.

Целесообразно внести сведения о цели в приказ, с которым человек, направляемый в поездку за пределы места постоянной работы, должен ознакомиться под роспись, например:

Приказ о направлении в командировку

Скачать приказ>>>

Для налоговой инспекции прописанной в приказе цели поездки достаточно, чтобы учесть все расходы при расчете налога на прибыль. Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

Важно: если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

Узнайте, как происходит оформление командировок с 2015 года

Как отчитаться о проделанной работе?

Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе.

Иногда руководителю достаточно устного отчета, подкрепленного документами, которые свидетельствуют об успешном выполнении задания: заключенным договором на оказание услуг, товарной накладной и т. д.

Также можно отчитаться о достигнутых результатах посредством служебной записки, дополненной подтверждающими документами.

Какими документами подтверждаются расходы за время командировки?

Перед отъездом на основании приказа рассчитывается сумма аванса на оплату проезда к месту назначения, проживания и суточных, которые обычно выплачиваются в рублях, и лишь при направлении зарубеж — в иностранной валюте.

Работодатель обязан компенсировать все расходы, поэтому по возвращении в бухгалтерию передается авансовый отчет, в котором указываются израсходованные суммы.

К отчету обязательно следует приложить подтверждающие документы, в роли которых могут использоваться:

  • проездные билеты;
  • чеки с заправок (если сотрудник ездил на личном автомобиле);
  • квитанции на парковку;
  • счета за проживание в гостинице или арендованной квартире;
  • кассовые и товарные чеки и т. д.

Важно: во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ). Образец данного Положения может выглядеть следующим образом:

Образец положения о командировках

Скачать образец Положения>>>

Порядок возмещения командировочных расходов следует прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, при этом работодатель вправе предусмотреть компенсацию любых видов расходов, например:

Скачать таблицу >>>

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем с обоснованием отдельных видов расходов в целях налогообложения прибыли, не рекомендуется закреплять локальными нормами расходы на обслуживание в ресторанах и барах, пользование спортзалом или бассейном, услуги VIP-залов для приема делегаций и т. д.

Сверхурочная работа в период командировки

Трудовое законодательство позволяет привлекать к сверхурочной работе, но обязывает оплачивать переработку в повышенном размере, в том числе в поездках (письмо Минтруда от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195). Если работнику во время отъезда придется работать сверхурочно, необходимо оформить переработку соответствующим образом:

Справка

Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:

  • если еще до отъезда известно, что без переработки не обойтись, заранее уведомляем командированного о предстоящей сверхурочной работе (в устной или письменной форме, в соответствии со ст. 99 ТК РФ);
  • получаем письменное согласие работника на сверхурочную работу;
  • если он уже находится в отъезде  и дает устное согласие трудиться сверхурочно, оформляем процедуру актом за подписями нескольких свидетелей;
  • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
  • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

Составляя письменное уведомление, отразите в документе не только основания для привлечения к сверхурочной работе, но и ее характер, продолжительность и размер компенсации, полагающейся за переработку, например:

Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе

Скачать образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе >>>

Продление командировки в связи с болезнью сотрудника

Даже крайне важная поздка может внезапно прерваться болезнью командированного, который, выпадая из ранее установленного графика, не успевает справиться со заданием в срок.

В этом случае работодатель может принять решение о продлении командировки, чтобы дать командированному дополнительное время для завершения задания.

На практике, получая служебную записку с информацией о болезни, рекомендуется действовать по такой схеме:

  • убедиться, что сотрудник готов после выздоровления и закрытия больничного листа продолжить выполнение задания (отправить соответствующее заявление можно по электронной почте или по факсу);
  • составить приказ о продлении сроков, сделать соответствующую пометку в приказе о направлении в поездку и довести документ до сведения с помощью имеющихся в его распоряжении средств связи;
  • по завершении поездки принять оригинал больничного и отметить в табеле учета рабочего времени командированчные дни и болезни;
  • оплатить пособие по временной нетрудоспособности и возместить все расходы, связанные с необходимостью продления срока пребывания.

Сообщать о болезни во время отъезда нужно оперативно.

Чем раньше работник уведомит работодателя о невозможности выполнять задание по причине временной нетрудоспособности, тем оперативнее будут предприняты меры для закрытия или продления срока отъезда, если в этом есть необходимость. Специальная форма уведомления для таких случаев не разработана, поэтому служебную записку можно составить в произвольной форме, например:

Служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки

Скачать служебную записку о временной нетрудоспособности>>>

Если работник сообщает, что серьезно заболел и не в состоянии выполнять задание, не терпящее отлагательств, работодатель вправе отменить поездку в первый день болезни и делегировать полномочия другому специалисту.

Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни?

Иногда обстоятельства вынуждают работодателя направить в срочную командировку — настолько срочную, что приходится выезжать в выходной или праздничный день.

Закон не возбраняет оформлять такие случаи в нерабочие дни, но только с согласия командированного, который имеет полное право отказаться от данного поручения. Получив письменное согласие (в соответствии со ст.

 113 ТК РФ) и убедившись, что мнение профсоюза не идет вразрез с принятым работодателем решением, можно издавать приказ. В табеле учета рабочего времени поездка, пришедшаяся на нерабочий день, обозначается буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».

Оплачивать такие дни тоже придется по особой схеме: если работник получает фиксированный оклад, сверх обычной нормы дополнительно выплачивается одинарная дневная ставка.

Если количество отработанных часов превышает месячную норму, вместо дополнительной одинарной дневной ставки выплачивается двойная.

Сотрудникам, у которых нет фиксированного оклада, отъезд в выходной день оплачиваются не менее чем по двойной тарифной ставке (дневной или часовой), а сдельщикам — минимум по двойным сдельным расценкам. По желанию доплату и в первом, и во втором случае можно заменить дополнительным днем отдыха.

Командировки госслужащих

Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв. указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему. Правда, срок напрпавления в вышестоящие государственные органы не должен превышать пяти дней без учета времени, которое сотрудник проведет в пути.

Продлить такое задание можно лишь на веских основаниях, с письменного согласия руководителя принимающего госоргана и не более чем на пять дней.

Поскольку изменения правил документального оформления поездок затронули и государственные службы, с 2015 года ни задание, ни командировочное удостоверение можно не оформлять, а в подтверждение сроков отъезда и сопряженных с ней расходов по возвращении он предъявляет в отдел кадров:

  • квитанции из гостиницы;
  • кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • маршрутный лист, если использовался личный автомобиль;
  • служебные записки, заявления, справки, рапорты о пребывании;
  • квитанции с парковок и прочие подтверждающие документы.

В отличие от других категорий, государственные служащие обязаны в течение трех дней с момента возвращения представить письменный отчет о выполненной работе, согласованный с непосредственным руководителем своего структурного подразделения. Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

Скачать таблицу >>>

Так, госслужащему, находящемуся в ранге руководителя, расходы на проезд к месту командирования компенсируются в размере, соответствующем авиабилету первого класса, железнодорожному билету категории «СВ», «С» или бизнес-класса, а работнику, замещающему младшую должность гражданской службы, — по тарифу экономкласса при авиаперелете или в размере стоимости проезда в купейном вагоне («К») при пользовании железнодорожным транспортом. Если расходы государственного служащего превысили установленную законом норму, сумма сверх нормы компенсируется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание государственного органа, в котором служит командированный.

Проверьте себя

  • a. Да, это требование ко всем работодателям;
  • b. Да, только для коммерческих структур;
  • c. Нет, с 2015 года требование отменено, но некоторые работодатели продолжают так делать.

2. Где указывается цель отъезда:

  • a. Только в служебном задании и командировочном удостоверении;
  • b. В приказе о направлении в командировку (а также задании, если оно используется в организации);
  • c. Указывать цель нет необходимости.

3. Какие расходы нельзя включить в состав командировочных:

  • a. Бронирование VIP-номера в гостинице;
  • b. Проезд в вагонах повышенной комфортности с платным обслуживанием;
  • c. К командировочным расходам работодатель вправе отнести любые расходы.

4. Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:

  • a. Да, допустимо, даже без его согласия;
  • b. Да, допустимо, но лишь с его согласия при должном документальном оформлении.
  • c. Нет, недопустимо.

5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:

  • a. Как любую работу в нерабочий день – с согласия сотрудника и профсоюза издать соответствующий приказ, зафиксировать это в табеле учета рабочего времени и дополнительно оплатить нерабочие дни, в которые сотрудник работал;
  • b. Как обычную командировку – приказом и согласием работника, особым образом отмечать нерабочие праздничные дни не нужно;
  • c. Работников нельзя направлять в командировки в нерабочие праздничные дни.

Источник: https://www.kdelo.ru/komandirovka

Оформление командировки в 2018 году – за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Оформление командировки пошагово

Руководители, расширяющие сферу деятельности своей компании, организовывают различные деловые мероприятия за пределами территориальной доступности главного офиса.

С этой целью оформляются командировки подчиненным, которые исполняют свои должностные обязанности в другом городе или стране.

При этом ошибки в оформлении деловой поездки чреваты не только рутинной работой по их исправлению, но и привлечением управленца к административной ответственности. В статье представлена пошаговая инструкция оформления командировки в 2018 году.

Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:

  • Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
  • Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
  • При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.

Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:

  • Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
  • Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.

Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.

Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.

Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку

Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.

Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.

Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
  • работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
  • субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.

Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:

  • матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
  • родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
  • родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
  • субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.

Документальное оформление командировки внутри государства

Под оформлением командировки подразумевается не только сам процесс составления бумаг для направления сотрудника в деловую поездку, но и последующий сбор документов по факту приезда работника обратно.

Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:

  • паспортные сведения о работнике;
  • порядковый номер субъекта в табеле;
  • занимаемая сотрудником должность;
  • отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
  • основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
  • место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.

Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.

Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.

Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.

Пошаговая инструкция оформления служебной командировки в России

Пошаговая инструкция по оформлению командировки выглядит следующим образом:

  1. Выделяются конкретные задачи и цели командировки. Также определяется место пребывания субъекта, и период его командирования.
  2. Публикация распоряжения нанимателя по регламентированной форме Т9 или по любой иной форме, официально зафиксированной местным нормативным документом.
  3. Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, этот день отмечается в журнале учета. Туда вносятся сведения о самом работнике, об организации, ради которой была назначена командировка, а также место назначения. В случае, когда на предприятии принято использовать утвержденную форму журнала учета работников, направленных в командировку, в графе об удостоверении требуется ставить прочерк.
  4. Весь период, пока работник отсутствует на своем рабочем месте, требуется продолжать вести табель учета рабочего времени. В тех графах, которые предполагают дни отсутствия, следует прописывать букву «К», что означает пребывание субъекта в деловой поездке. Помимо этого, если командировка сотрудника выпала на его выходной день, это также заносится в табель, и отмечается кодом «РВ».
  5. Составляется авансовый отчет по унифицированной форме АО-1. Это необходимо для приложения оправдательных документов и обстоятельств, доказывающих обоснованность произведенных трат, а также для предоставления руководителю компании отчетности.
  6. По факту возвращения подчиненного, авансовый отчет подается ему для непосредственного заполнения, занесения информации и приложения оправдательных бумаг. Заполнить такой отчет требуется на протяжении первых трех дней с даты возвращения. Если же день возвращения работника пришелся на выходной или праздник, то авансовый отчет следует подать в течение трех дней с первого рабочего дня после окончания выходных или праздников.
  7. Сотрудник проверяет все подаваемые им оправдательные бумаги (чеки, квитанции, проездные билеты, авиабилеты ордера и т.п.).
  8. Авансовый отчет вместе со всеми документами подается в экономическую службу безопасности компании или в бухгалтерию, при отсутствии таковой. После проверки подлинности пакета документов, а также фиксации факта подачи такого отчета в срок, бумаги передаются руководителю. На данном этапе управленец также может признать дополнительно прочие расходы, представляемые подчиненным. Если прочие расходы будут подтверждены нанимателем, сотрудник вправе рассчитывать на дополнительные компенсационные выплаты.

Порядок оформления командировки также подразумевает составление необходимых документов после возвращения сотрудника из деловой поездки. Помимо авансового отчета и журнала учета необходимо составить служебную записку.

Данная бумага должна составляться, если подчиненным в ходе деловой поездки был использован собственный транспорт или транспорт по доверенности. Документ может составляться в вольной форме, однако необходимо учесть все требуемые реквизиты.

Образец подобной записки должен иметься у кадровой службы.

Так, если использовался личный транспорт, то нужно указать его марку и номер регистрации. Также к приложениям требуется добавить все чеки, подтверждающие расходы на топливо.

Если в ходе поездки был использован транспорт по доверенности, в записку требуется внести информацию о доверительном документе (номер и дата).

Помимо этого, многими предприятиями до сих пор используется командировочное удостоверение и служебное задание. Их заполнение должно базироваться на унифицированных формах, которые также должны находиться в кадровой службе. Там сотрудник может получить образцы бумаг для последующего заполнения.

Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание

Нередко возникают ситуации, в которых сотрудник не достигает поставленной перед ним цели, и возвращается из командировки с тем же результатом, что и до поездки.

Поэтому многие работодатели задаются вопросом, нужно ли принимать подобные затраты на деловые поездки к учету, если результата не было. Бухгалтера, зачастую, принимают лояльную сторону, утверждая, что подобные расходы принимаются к учету, если есть их документальное подтверждение.

Однако сотрудники налоговой службы противоположного мнения, считая, что нерезультативная командировка не должна быть учтена.

Одной из наиболее распространенных формулировок цели поездки является: «Подписание соглашения с заказчиком». Предугадать заранее исход поездки невозможно, хотя сотрудник затрачивает определенные суммы на данное действие. Работники налоговой сферы выступают против признания издержек по безрезультатным командировкам ввиду отсутствия оснований для понижения налога на прибыль.

По данному вопросу также нередко возникают непонимания и конфликты между представителями компании и налоговыми сотрудниками.

Так, управленцы и главные бухгалтеры могут подать иск с прошением признания конкретных расходов легитимными, так как сотрудник был направлен в командировку с производственной целью вне зависимости от полученного результата. Практика показывает, что в большинстве случаев судья удовлетворяет подобные иски.

Оформление заграничных командировок

При деловых поездках за рубеж руководителю в первую очередь необходимо выяснить, берет ли на себя принимающая сторона какую-либо часть расходов. Зачастую иностранные оппоненты могут возмещать затраты на жилье.

Помимо этого следует выяснить, имеется ли у подчиненного заграничный паспорт и соответствующая виза.

Оформление заграничной командировки после публикации распоряжения о направлении сотрудника в поездку проходит по таким этапам:

  1. Получение визы и заграничного паспорта при необходимости. При этом подобные расходы, как показывает практика, компенсирует работодатель, классифицируя их как дополнительные траты.
  2. Регистрация на имя субъекта жилья (номера в гостинице или съемная жилплощадь).
  3. Формирование пакета документов, необходимого для достижения цели командировки.
  4. Расчет объема аванса и суточных, а также заработка подчиненного за все дни пребывания в поездке.
  5. Оплата налогов в необходимые инстанции (НДФЛ и внебюджетные образования).

Нововведения 2017 года ликвидировали ограниченность пребывания субъектов в командировках. Так, длительность заграничной поездки следует указать в соответствующем приказе.

Если сотрудник за год суммарно находился в заграничных командировках более 183 дней, то НДФЛ составит 30%, а не 13%.

Нюансы оформления командировок

Из нюансов оформления командировок можно выделить:

  1. Оформление деловой поездки для группы сотрудников единовременно. То есть, несколько человек должны отправиться в командировку по одному приказу. Для этого требуется использовать регламентированную форму Т9а (приказ), в которой будут перечислены все командируемые подчиненные.
  2. Оформление командировки, если та длилась несколько часов. Командировочной поездкой признается поездка в иную местность, отличную от той территории, где обычно трудится гражданин. Так, если поездка длится всего несколько часов, но осуществляется в другом городе, ее необходимо оформить в соответствии со стандартными правилами оформления подобных мероприятий. Однако в данном случае сотруднику не будут положены суточные выплаты и возмещение расходов на проживание.

Таким образом, вопрос о том, как оформить командировку в 2018 году не всегда решается легко. Руководителю фирмы требуется быть хорошо информированным относительно законодательства в данной сфере, а также ознакомиться с пошаговой инструкцией подобного действия, приведенной в статье.

(21 голос., 4,40 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie-komandirovki-dokumenty-poshagovaya-instruktsiya.html

Оформление командировки в 2018 году – изменения и образцы, пошаговая инструкция

Оформление командировки пошагово

Каждая командировка — это не только сама поездка, деловые встречи и смена обстановки, но и правильное оформление документов. С 2017 года документы составляются с учетом вступивших в силу на законодательном уровне изменений. Поговорим о них подробнее.

Что это такое

Командировка — это выезд сотрудника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного поручения. Срок поездки всегда оговаривается заранее.

Иногда требуется выезд работника в филиал или подразделение собственной компании, в данном случае процесс оформления идентичен стандартному, если подразделение расположено в другом населенном пункте или стране.

Работодатель обязан покрыть расходы работника на:

  • проезд до места назначения и обратно;
  • проживание;
  • питание и другие дополнительные цели.

Следует отличать командировку от служебного поручения. Дело в том, что последний термин предполагает выполнение служебного задания в том же населенном пункте, например, поездка на другое предприятие с целью проведения переговоров или подписания контрактов.

Командировкой не является поездка сотрудника, работающего машинистом, водителем, курьером и так далее, то есть его трудовая деятельность предполагает постоянные разъезды.

Командировка может осуществляться на личном транспорте сотрудника, если между работником и работодателем осуществлена договоренность. В данном случае очень важен расчет понесенных расходов. Расскажем, что об этом и не только об этом говорит закон в РФ.

Законодательство

О том, что именно является командировкой, рассказано в статье 166 ТК РФ, а в статье 167 описаны гарантии сотрудников предприятия.

Итак, если работник отправляется в служебную командировку, работодатель гарантирует ему:

  • возмещение понесенных расходов;
  • сохранение рабочего места;
  • отсутствие изменений в сумме среднего заработка.

Помимо расходов на проезд, проживание, поиск места жительства (что также может потребовать вложений, работодатель выплачивает своему сотруднику суточные. Под этим понятием подразумевается трата на питание и проезд в городе, куда он был направлен.

Согласно Постановлению Правительства за № 749 от 2008 года срок командировки определяется начальством в зависимости от сложности и целей поставленной задачи. Также в нем оговорено, когда начинается служебная поездка, и когда она заканчивается.

Дни отправки и возвращения работника обязательно включаются в данный срок. Пример: если поезд отправляется 2 июня в 23:58, то эта дата (2 июня) считается днем начала служебной командировки. Максимальная продолжительность законом не оговорена.

Если срок изменяется по имеющимся на то основаниям, то законодательно разрешено корректировать и сдвигать даты. Ниже расскажем, как произвести оформление командировки в 2018 году с учетом обычных и особых обстоятельств.

В статье 168.1 Трудового законодательства оговорено также возмещение расходов тех сотрудников, работа которых в организации связана с полевыми условиями или разъездами.

Им в обязательном порядке возмещаются:

  • затраты на проживание;
  • затраты на проезд и передвижение;
  • затраты на питание и так далее.

Сюда нередко включается закупка специальной обуви, униформы, если это необходимо в процессе труда.

Отказ от служебной командировки — тема, оговоренная в ТК РФ. Однако, не все категории работников имеют право на отказ.

В обязанности работодателя входит получение письменного согласие на осуществление такой поездки от:

  • женщин, имеющих детей, возраст которых не превышает 3 лет;
  • всех работников, имеющих в семье инвалида, за которым требуется уход;
  • граждан, оформивших опекунство над несовершеннолетними;
  • матерей или отцов одиночек, чьи дети младше 5 лет.

Важно! Работники должны знать, что направление в поездку этих категорий лиц без письменного согласия — прямое нарушение законодательства, которое может закончится серьезными штрафными санкциями.

Законом категорически запрещено (указаны статьи Трудового Кодекса) отправлять в поездки следующих лиц :

  • несовершеннолетних (ст. 268);
  • беременных женщин (ст. 259).

Виды

Законом установлено несколько видов служебных командировок:

  • зарубежные;
  • внутри страны.

Поездки за пределы страны требуют более тщательного подхода. На расчет суточных влияют дополнительные факторы, например, разница в курсе валют.

Также различают несколько типов поездок:

  • одиночные или групповые;
  • плановые или внеплановые;
  • краткосрочные или длительные.

Тип служебной командировки может влиять на размер расходов, срок, но не влияет на процедуру оформления, о которой и пойдет речь далее.

Пошаговая инструкция 

Законом установлена четкая процедура оформления документов для отправки гражданина в командировку. Обсудим вступившие недавно в силу изменения и образцы основной документации.

Если служебная поездка носит плановый характер, она оформляется согласно утвержденному графику. В противном случае можно обойтись приказом.

План-график не является обязательным документом для организации. Если требуется, он оформляется в произвольном стиле. Образец графика запланированных командировок на год:

Сама процедура отправления сотрудника выглядит пошагово следующим образом:

  1. Составление приказа.
  2. Производится подготовка к поездке, включая получение аванса работником на оплату расходов.
  3. В назначенный день сотрудник покидает рабочее место и отправляется в поездку.
  4. В табель учета ставится соответствующая отметка.
  5. Как только работа заканчивается, работник возвращается в организацию.
  6. Он предоставляет отчет о проделанной работе и платежные документы, доказывающие целевое расходование предоставленных средств.

Если авансовый платеж не покрыл всех расходов, работодатель обязан возместить работнику потраченные средства.

Основным документом здесь является приказ о командировании. Он составляется при использовании унифицированных форм Т-9 (для одиночной поездки) и Т-9а (для групповой).

С вступлением в силу изменений в законодательстве от 2014 года с января 2015 года нет необходимости оформлять командировочное удостоверение, которое ранее было обязательным, и служебное задание.

Разберемся с тем, как заполняются документы. Внешне они схожи. В верхней строчке документа указывается наименование организации. Номер документа указывается порядковый. Датируется он в день оформления и обязательно визируется руководителем.

В приказе обязательно указываются следующие данные:

  • фамилия, имя и отчество направляемого сотрудника;
  • место и время командировки;
  • ее цель;
  • источник финансирования (указывается наименование собственной организации или иное).

Так как приказ не описывает расходов, следует направить его в бухгалтерию для скорейших расчетов и предоставления авансового платежа.

Пример оформления указан ниже:

Отдельная тема — командировка, выпавшая на выходные дни или в момент отпуска. Что касается первого момента, то работник имеет право получить компенсацию в виде оплаты труда или дополнительный отгул по возвращении.

Сотрудника также могут вызвать для отправления командировки, если ему уже оформлен отпуск, но только с его согласия. При этом изначально оформляется приказ об отзыве из отпуска.

Как рассчитать суточные

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, включая выходные и праздники. В итоговом отчете он не должен отчитываться за эти средства. Размер суточных устанавливается в самой организации, что указывается в коллективном договоре.

Налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере:

  • 700 рублей в день, если командировка осуществляется по России;
  • 2500 рублей для заграничных поездок.

Если командировка приходится на выходные, расчет оплаты этих дней происходит следующим образом:

  • если работник проводит этот день на свое усмотрение, не привлекаясь к работе, то оплачивать его не следует;
  • если он провел выходной в дороге или на работе, то каждый такой день оплачивается минимум в двойном размере или в размере среднего заработка, но с возможностью взять отгул.

В период нахождения в служебной поездке работнику сохраняется его средняя заработная плата. Чтобы произвести расчет, требуется сначала определить количество фактически отработанных дней (учитываются исключительно рабочие дни).

Бухгалтеру будет удобно пользоваться Положением из Постановления Правительства № 922 от 2007 года (п. 5).

В расчет не включают дни:

  • командировок;
  • больничных;
  • простоя;
  • отпуска.

Расчетный период — год. Если работник не отработал 12 месяцев, учитывают лишь отработанный период.

Теперь рассчитывается средний заработок за день, который включает все выплаты по оплате труда: эту сумму делят на количество отработанных дней. Полученное число следует умножить на количество дней командировки.

Если эта сумма меньше, чем та, которую получил бы работник, не выезжая с предприятия, ему можно доплатить, если это предусмотрено коллективным договором. На сумму доплаты уменьшается налоговая база.

Расчет командировочных не сложен, но потребует от бухгалтера внимательности и знаний законов и изменений в них.

Источник: https://juristampro.ru/oformlenie-komandirovki/

Citize
Добавить комментарий