Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Содержание
  1. Образец книги приказов
  2. Нормативная регламентация
  3. Состав книги приказов
  4. Требования к заполнению и образец
  5. Составление журнала
  6. Рекомендации по ведению книги приказов в оу муниципального района
  7. Сентябрь
  8. Ноябрь
  9. Декабрь
  10. Апрель
  11. Май
  12. Обязано ли ооо вести книгу учетов приказов основной деятельности
  13. Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
  14. Должна ли на предприятии быть книга учета приказов?
  15. Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов
  16. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  17. Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов
  18. Должна ли на предприятии быть книга учета приказов?
  19. Как оформить и как вести журнал регистрации приказов
  20. Приказы
  21. Как обычно ведётся книга приказов?
  22. Форумы
  23. Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году
  24. Исправление в журнале регистрации приказов по
  25. Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
  26. Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?
  27. Исправление в журнале учета приказов
  28. Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)
  29. Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?
  30. Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году
  31. Исправления в журнале регистрации приказов по личному составу
  32. Исправление в журнале регистрации приказов по основной
  33. Согласование и регистрация приказов
  34. Согласование приказа
  35. Регистрация приказов

Образец книги приказов

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

  • распределение порядка по функциональным обязательствам;
  • закрепление юридических актов;
  • устройство на работу и увольнение сотрудников;
  • перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
  • утверждение положений, инструкций, правил;
  • различные производственные мероприятия.

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров. С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  • локальных актов;
  • штатного расписания;
  • ответственных лиц;
  • аттестационных комиссий;
  • проведения ревизий;
  • рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

Нормативная регламентация

В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет.

Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68.

В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года, затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.

Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:

  • распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
  • приказов, направленных регламентировать работу персонала.

Аккуратность заполнения регистрационного справочника, четкое ведение учета — основные требования по выполнению обязанностей кадровыми специалистами. Сроки хранения распорядительных документов разработаны для возможности использования записей по запросу от органов государственного уровня, а также, если возникает необходимость в данных у сотрудников.

Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.

Состав книги приказов

Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.

Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты:

  • оформление титульного листа;
  • обозначение ответственного лица;
  • перечень зарегистрированных приказов.

Заглавная страница содержит:

  • название компании;
  • предназначение книги;
  • начало и окончание проведения учетных операций по датам.

В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:

  • имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
  • занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
  • подпись, утверждающую выполненные обязательства.

Основой журнала служат страницы, где происходят записи:

  • локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
  • дат, созданного приказа;
  • под каким номером выпущено распоряжение;
  • наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
  • количество опубликованных страниц;
  • полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.

Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.

Требования к заполнению и образец

Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.

Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах.

Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:

  • переводы на другие должности;
  • совместительство рабочих процессов;
  • изменения в зарплате;
  • командировки, отпуска;
  • награждения;
  • смену личностных данных работника.

По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.

Составление журнала

Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства. В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.

Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам:

  • учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
  • записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
  • регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
  • дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.

Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака.

Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией — дополнительными условными обозначениями.

Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.

О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/kniga-prikazov.html

Рекомендации по ведению книги приказов в оу муниципального района

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

страница 1

«Утверждаю»Начальник РОО:________________ И.Хатмуллин

Настоящие рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности отдела образования, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Нумерация приказов начинается с начала финансового года, т.е с 01 января ежегодно.

Приказ должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, наименование учреждения, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “приказываю”, ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу от 11.02.2001 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Рекомендуется ведение не менее трех книг приказов:

№ пп Название книги приказов Срок хранения
1 Приказы по личному составу 75 лет
2 Приказы по основной деятельности 50 лет
3 Приказы по движению учащихся 5 лет

В книге приказов по личному составу регистрируется все приказы по личному составу, такие как: прием на работу, увольнение, перевод( в том числе временный), предоставление отпусков, замещение уроков и т.д..

В книге приказов по основной деятельности регистрируются все приказы которые определяют деятельность учреждения на текущий момент: приказы по ТБ, об организации конкурсов, праздников, экскурсий, лагерей, распределение нагрузки, создание комиссий, утверждение каких-либо документов и т.д

В книге приказов по движению учащихся регистрируются лишь приказы, связанные с движением учащихся, такие как: комплектование классов, допуск к экзаменам, выпуск классов, исключение из школы, перевод из класса в класс, выбытие учащихся и т.д. Все данные приказы пишутся пофамильно.

Рекомендуются на выбор две формы ведения книги приказов:

  1. Приказы пишутся в пронумерованном, прошнурованном журнале. Все приказы имеют все необходимые реквизиты, в том числе подпись, печать руководителя, визы об ознакомлении с приказом.
  2. Приказы печатаются на отдельных листах. Имеют все необходимые реквизиты и регистрируются в журнале регистрации приказов (на каждую книгу свой журнал). Журнал пронумерован, прошнурован. В конце года все приказы подшиваются, страницы пронумеровываются.

При таком способе ведения книги приказов для приказов по личному составу могут применятся унифицированные формы первичной учетные документации по учету труда №Т-1 «Приказ о приеме работника на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу», №Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику», №Т-8 «Приказ о прекращении трудового договора с работником», №Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-11 «Приказ о поощрении работника», №Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Приказы, которые обязательно должны быть в каждом образовательном учреждении:

Книга приказов по основной деятельности:

Сентябрь

Об охране труда и соблюдении правил техники на безопасности

Об обеспечении пожарной безопасности

Об утверждении инструкций по охране труда

Об организации туристско-краеведческой работы на учебный год

О режиме работы учреждения

О назначении педагогической нагрузки

О надбавках и доплатах учителям

О создании экспертной комиссии по аттестации рабочих мест с неблагоприятными условиями труда

О компенсационных доплатах за работу в неблагоприятных условиях труда

О создании комиссии по предупреждению травматизма

О создании комиссии по инвентаризации

О назначении председателей методических комиссий

Об организации питания

О назначении ответственного за учет военнообязанных

О назначении общественного инспектора по охране прав детства

О создании комиссии по проведению аттестации педагогических кадров

О создании комиссии по трудовым спорам

О создании комиссии по организации питания

0 распределении обязанностей между членами администрации

О численном составе учащихся школы

О повышении квалификации сотрудников школы

Об индивидуальном обучении больных детей на дому

О технике безопасности на период осенних полевых работ

Октябрь

О проведении предметных олимпиад

О технике безопасности на период осенних каникул(тоже самое на каждые каникулы)

О пожарной безопасности на отопительный период

Ноябрь

О работе сотрудников школы в каникулярное время и праздничные дни(тоже самое на каждые каникулы и праздники)

Об окончании 1 четверти(тоже самое на каждые каникулы)

Декабрь

О организации новогодних праздников(тоже на все праздники)

О технике безопасности на период сильных холодов

Апрель

О пожарной безопасности на весенне-летний пожароопасный период

О технике безопасности на период половодья

Май

О технике безопасности на период весенних полевых работ

Об организации лагерей дневного пребывания и т.д.

Об утверждении графика государственных экзаменов

Об утверждении графика переводных экзаменов

О комплектовании первых классов

О комплектовании 10-х классов

О допуске к к экзаменам

О выпуске учащихся

О переводе учащихся из класса в класс
Приказы по личному составу пишутся по мере необходимости в рамках Трудового кодекса РФ

Разработал

А.Хисматов

страница 1

Источник: http://slonam.ru/stati/rekomendacii-po-vedeniyu-knigi-prikazov-v-ou-municipalenogo-ra/main.html

Обязано ли ооо вести книгу учетов приказов основной деятельности

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов Внимание Что это означает на практике? Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы.

Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Он не будет иметь юридической силы Обычно журнал ведут за текущий год С начала следующего года нумерация начинается сначала Все приказы имеют уникальные коды Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать Журнал могут вести в бумажном или электронном формате Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля) Стоит рассмотреть и такие нюансы: Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана.

Должна ли на предприятии быть книга учета приказов?

Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет Журнал регистрации приказов по основной деятельности Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно Журнал регистрации приказов по личному составу Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г.

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ 5 лет Журнал регистрации трудовых договоров Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.

Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.
258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Источник: http://02zakon.ru/obyazano-li-ooo-vesti-knigu-uchetov-prikazov-osnovnoj-deyatelnosti/

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.

В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Должна ли на предприятии быть книга учета приказов?

В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Внимание Что это означает на практике? Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия.

С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение.
На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Приказы

Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде.

При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена.

Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование: Согласно п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Как обычно ведётся книга приказов?

Назначение документа Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Форумы

В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Вход | Регистрация

  • /
  • Интернет-библиотека
  • /
  • Форум

Источник: http://golden-mark.ru/obyazatelno-li-perepisyvat-prikazy-v-knigu-ucheta-prikazov/

Исправление в журнале регистрации приказов по

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Верную запись следует занести в ту же строку. В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание». В таком случае исправление заносится именно в нее. Пример правильного заполнения: Дополнительная информация. Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу.

При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей. Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги. Защита от внесения неправомерных изменений При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить.

Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Правовед.RU 768 юристов сейчас на сайте

При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае? Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

  • Журналы регистрации
  • Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 6 Ответы юристов (1)

  • Все услуги юристов в Москве Консультации по трудовому законодательству Москва от 1000 руб. Взыскание заработной платы Москва от 30000 руб.

Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?

Внимание

  • Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
  • Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.
  • Ведение журнала Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д.

  • Темы:
  • Регистрация документов
  • Кадровое делопроизводство

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году. Из статьи вы узнаете:

  • каково назначение журнала регистрации приказов;
  • как правильно оформляется и ведется книга приказов;
  • каков порядок регистрации приказов.

Назначение журнала регистрации приказов Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст.

Исправление в журнале учета приказов

Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.

Важно! При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.
Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.

На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение.
По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице. Удалять или подчищать записи не разрешается.

Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

Для этого издается приказ, который будет иметь отчасти «технический» характер. В его констатирующей части необходимо кратко сформулировать причины отмены или как минимум оформить ссылку на тот пункт устава организации, в котором закрепляется право руководителя на издание приказов.

А в распорядительной части – использовать стандартную речевую формулу о признании документа утратившим силу.
Дата данного приказа будет датой утраты юридической силы ранее ­изданного документа, т.е. фактической датой его «отмены». См. Пример 1.

И только после издания подобного приказа в графе «Примечание» журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности делается отметка о том, что ранее изданный приказ утратил силу. См. Пример 2.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации. Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже: Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка.

Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров. Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой): Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа.

Исправления в журнале регистрации приказов по личному составу

  • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • о дежурстве по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений.

При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.

  • Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
  • Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
  • Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.
  • Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены. Страницы журнала Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Исправление в журнале регистрации приказов по основной

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

  • о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
  • о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
  • об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии. Варианты и требования к оформлению Законодательно форма журнала не утверждена.
Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Что это означает на практике? Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы.

Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия.

С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации. Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение.

На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Источник: http://11-2.ru/ispravlenie-v-zhurnale-registratsii-prikazov-po/

Согласование и регистрация приказов

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/soglasovanie-i-registrasiya-prikazov.html

Citize
Добавить комментарий