На всех ли документах ставится исходящий

Содержание
  1. Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2018
  2. Значение
  3. Требования к заполнению
  4. Какие данные указывать при заполнении
  5. Вариации
  6. Виды пересылаемых документов
  7. Сколько хранить
  8. Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией
  9. Организация документооборота в создаваемой компании
  10. Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов
  11. Журнал регистрации входящих и исходящих документов
  12. Основные правила регистрации корреспонденции
  13. Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
  14. Своевременность фиксации
  15. Уникальность регистрационного номера документа
  16. Виды журналов регистрации
  17. Основные правила заполнения и хранения
  18. и характеристика граф
  19. На всех ли документах ставится исходящий
  20. Регистрация исходящих документов
  21. Некоторые секреты входящих документов
  22. Понятие входящих документов
  23. Регистрация входящих документов
  24. На всех ли документах ставится исходящий номер
  25. Важна ли
  26. 1 Общие положения
  27. 2 Параметры страницы:
  28. 3 Текст
  29. 4 Нумерация страниц
  30. 5 Построение документа
  31. 6 Оформление иллюстраций и приложений
  32. 7 Построение таблиц
  33. 8 Формулы и обозначения переменных

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2018

На всех ли документах ставится исходящий

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

 Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

 В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-ishodyashchih-dokumentov/

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

На всех ли документах ставится исходящий

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Т.В. Войцехович,
эксперт НААР

Источник: http://naar.ru/articles/rabota-s-ishodyaschey-dokumentatsiey/

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

На всех ли документах ставится исходящий

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов.

В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Скачать образец журнала регистрации документов.

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно.

При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота.

Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.

Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров.

Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования.

Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы.

Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации.

Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем.

Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами.

Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

  1. Регистрационный номер.
  2. Дата получения.
  3. Отправитель (корреспондент).
  4. Получатель (адресат).
  5. Вид документа.
  6. .
  7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

  • количество листов документа;
  • метод его доставки;
  • приложения;
  • примечания;
  • отметка об исполнении;
  • резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл.

Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.).

Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=4412

На всех ли документах ставится исходящий

На всех ли документах ставится исходящий

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т. д.).Заключения и отзывы.Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).Исполнительные листы.Командировочные удостоверения.Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные) в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).Положения об организациях.Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: — определить исполнителя; — дать конкретные указания по исполнению документа; — указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал.

Регистрация исходящих документов

Важно

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.
Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Некоторые секреты входящих документов

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Понятие входящих документов

Внимание

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия.

Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Регистрация входящих документов

Вопрос На всех ли исходящих документах ставиться печать? Ответ В учреждении (организации, фирме) должен быть разработан и утвержден Перечень документов, на которых проставление печати обязательно.

В этот Перечень должны входить все нижеперечисленные документы, а также аналогичные документы, представляющие специфику документируемых участков работы вашей фирмы.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.

д.).Архивные справки.Архивные копии.Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.

Соглашения.Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).Спецификации (изделий, продукции и т. д.).Титульные списки.Удостоверения.Уставы организаций.Штатные расписания.

Объясните, пожалуйста, как должны поступить работники канцелярии, если кто-либо из сотрудников предприятия потерял или случайно уничтожил выданный ему для работы документ. Нужно ли составлять акт? Если да, то кто его подписывает? Е.О. Данилина, зав. канцелярией ЗАО “Решение”, г.

Москва Все о исходящих документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. К сожалению, в вопросе не указано, о каком документе идет речь.

Капыч [email protected] Исходящий вправом верхнем И никак иначе ( или как?)Руководствуюсь инструкцией Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Все лгут (с) Доктор Хаус Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Лялюша [e-mail скрыт] Российская Федерация, Тверь #7[34451] 12 февраля 2009, 10:57 В ГОСТе про входящий штамп не написано.

И в инструкции тоже не указано.

До меня девочки ставили где и как придется Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… «Это невозможно!» — сказала Причина.

»Это безрассудство!» — сказал Опыт.»Это бесполезно!» — отрезала Гордость…»Попробуй…» — шепнула Мечта. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Елена [email protected] Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Annie (гость) #4[34373] 11 февраля 2009, 16:02 а я ставлю входящему штамп с обратной стороны документа,а исходящему наверху слева, где и положено) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Linas [e-mail скрыт] Россия, Петербург #5[34379] 11 февраля 2009, 17:00 смотрите ГОСТ Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет…В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

На всех ли документах ставится исходящий номер

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в «Журнале регистрации исхо­дящих документов».

Журнал содержит следующие графы: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок к тексту; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); — исполнитель; — примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

Источник: http://golden-mark.ru/na-vseh-li-dokumentah-stavitsya-ishodyashhij/

Важна ли

На всех ли документах ставится исходящий

14.09.05

Образец оформления текстовогодокумента

1 Общие положения

Текстовые документы выполняют на формах,установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторскойдокументации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Общиетребования текстовым документам изложены вГОСТ2.105-95.

2 Параметры страницы:

Параметрыстраницы: формат А4,поля слева 25 мм,справа 15 мм, сверху 20 мм, снизу 10 мм.

3 Текст

Текст пишется на литературном русском языке в соответствии справилами грамматики.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускатьразличных толкований.

При изложении обязательныхтребований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо»,«требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «неследует». При изложении другихположений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «принеобходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную формуизложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины,обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при ихотсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то вконце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов ссоответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

В тексте документа не допускается:

Применять обороты разговорной речи, техницизмы,профессионализмы;

Применять для одного и того же понятия различныенаучно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранныеслова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

Применять произвольные словообразования;

Применять сокращения слов,кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующимигосударственными стандартами, а также в данном документе;

Сокращать обозначения единиц физических величин, если ониупотребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках ибоковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы ирисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц ирисунков, не допускается:

Применять математический знак минус (-)передотрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

Применять знак «Æ » для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»).При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах,помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак «Æ »;

Применять без числовых значенийматематические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно),³ (больше илиравно),£ (меньше или равно),¹ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

Применять индексы стандартов, технических условий и другихдокументов без регистрационного номера.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316 .

Если в документе принята особая система сокращения слов илинаименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, которыйпомещают в конце документа перед перечнем терминов.

Условные буквенные обозначения,изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующемзаконодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают егопояснение, например «Временное сопротивление разрыву ».

При необходимости применения условных обозначений,изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснятьв тексте или в перечне обозначений.

В документе следует применять стандартизованные единицыфизических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

В тексте документа числовые значения величин с обозначениемединиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа безобозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти -словами.

Примеры:

1 Провестииспытания пяти труб, каждая длиной 5 м.

2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

Текст форматируется с использованием только одного шрифтаArial. Другие шрифты не допускаются. Текст должен бытьотформатирован с использованием стилей(меню«Формат-Стили и форматирование»). Одинаковые по формечасти текста по всей курсовой работе должны быть отформатированы одним и тем жестилем. Основная часть текста должна иметь стиль «Обычный» со следующимипараметрами:

4 Нумерация страниц

Нумерациястраниц в документеначинается с титульного листа и является сквозной, включая приложения. Натитульном листе номера не проставляются. Страницы нумеруются в середине верхнейчасти листа.Вставканумерации производится из верхнего меню MSWord «Вставка-Номера страниц»:

5 Построение документа

Текст документа при необходимости разделяют на разделы иподразделы.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всегодокумента, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию впределах каждого раздела.

Номер подраздела состоит из номеров раздела иподраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится.Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Вконце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы иосновные размеры

1.1

Если документ имеет подразделы, тонумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта долженсостоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Внутри пунктов или подпунктов могутбыть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисленияследует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одноиз перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей,детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых,ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано впримере.

Пример

а) __________________

б) __________________

1) ________________

2) ________________

Каждый пункт, подпункт иперечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметьзаголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и краткоотражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать спрописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовкахне допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяютточкой.

Например:

Железобетонные балки

Правильно;

ЖЕЛЕЗОБЕТОННЫЕ БАЛКИ

Неправильно;

Ж Е Л Е З О Б Е Т О Н Н Ы ЕБ А Л К И

Неправильно;

Железобетонные балки.

Неправильно.

Главы, разделы, пункты, подпункты должны иметьавтоматическую многоуровневую нумерацию. Названия глав, разделов и т.д. выполняютсяв стилях «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. с параметрами:

6 Оформление иллюстраций и приложений

Количество иллюстраций должно быть достаточным для поясненияизлагаемого текста. Иллюстрациимогут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе ксоответствующим частям текста), так и в конце его.

Иллюстрации должны бытьвыполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, заисключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрамисквозной нумерацией.

Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельнойнумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.Например – Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. Вэтом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номераиллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать «¼ всоответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «¼ всоответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Вставка названия и номера рисункапроизводится из верхнего меню MSWord«Вставка-Ссылка-Название»:

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование ипояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименованиепомещают после пояснительных данных.

Пример :

Рисунок2.1- Разрушение железобетонной балки.

Приложения обозначают заглавными, буквами русского алфавита,начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы,Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинскогоалфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинскогоалфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документеодно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Текст каждого приложения, при необходимости, может бытьразделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределахкаждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документасквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны бытьперечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров изаголовков.

Приложения, выпускаемые в видесамостоятельного документа, оформляют по общим правилам – первый лист сосновной надписью по форме 2, последующие листы- по форме 2а по ГОСТ 2.104, ГОСТ 21.1101.

7 Построение таблиц

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравненияпоказателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание,быть точным, кратким.Название следует помещать над таблицей.

Припереносе части таблицы на ту же или другиестраницы название помещают только над первой частью таблицы.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следуетнумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерациейарабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если вдокументе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «ТаблицаB.1», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этомслучае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки втексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ееномера.

Вставка названия и номера таблицыпроизводится из верхнего меню MSWord«Вставка-Ссылка-Название»:

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, вкотором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, принеобходимости, в приложении к документу.

Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры,математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов итипоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.

При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставитьпрочерк (тире).

8 Формулы и обозначения переменных

В формулах в качестве символов следует применять обозначения,установленные соответствующими государственными стандартами.

Пояснения символови числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее втексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.

Пояснения каждогосимвола следует давать с новой строки в той последовательности, в которойсимволы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова«где» без двоеточия после него.

Пример:

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении,должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываютна уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают – (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероватьсяотдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения сдобавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (B.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этомслучае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например(3.1).

Формулы и обозначения переменных вотдельной строке и в текстовой строке вставляются как объектMSEquation.Вставканазвания и номера рисунка производится из верхнего меню MSWord«Вставка-Объект»:

Например:«процессы в стенке трубы описываются уравнениями (2.14), в которые входятбезразмерные комплексы и ,играющие роль чисел подобия».

Если в организации принято присваивать первичным учетным документам и счетам-фактурам одинаковые номера при реализации товаров, то насколько серьезны могут быть последствия нарушения сплошной, без пропусков и разрывов, нумерации в результате, например, отмены заказа? Свой ответ дали эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лилия Федорова и Сергей Родюшкин.

Реализация товаров организацией осуществляется на основании заявок от покупателя. Для удобства сверки заявок и отгрузочных документов ( , форма N ТОРГ-12) ранее было принято решение нумеровать их одинаково.

Но бывают случаи, когда заявка может быть отменена, таким образом, сбивается сквозная нумерация счетов-фактур.

Допустимы ли пропуски номеров в первичных документах и счетах-фактурах? Установлены ли штрафные санкции за нарушение нумерации первичных учетных документов и счетов-фактур?

Первичные учетные документы

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ).

С введением в действие с 1 января 2013 года Закона N 402-ФЗ организация вправе решить будет ли она применять унифицированные формы первичных учетных документов либо самостоятельно разработает свои формы. Все формы организация обязана утвердить (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Источник: https://comuedu.ru/solutions/is-endtoend-numbering-of-records-important-documentation.html

Citize
Добавить комментарий