Как проводится кадровый аудит

Содержание
  1. Как провести кадровый аудит
  2. Когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства
  3. Как провести кадровый аудит собственными силами, не привлекая сторонних аудиторов
  4. Методы проведения кадрового аудита подразделяются
  5. Как проводится аудит кадрового потенциала
  6. Цели и принципы проведения кадрового аудита персонала
  7. Цель аудита кадрового потенциала:
  8. Как проходит аудит кадровой политики
  9. Каковы основные задачи кадрового аудита
  10. Отчет аудиторской проверки кадровой работы
  11. Проводим внутренний кадровый аудит
  12. Положение об оплате труда
  13. Штатное расписание
  14. Положение о защите персональных данных работников[3]
  15. Правила внутреннего трудового распорядка
  16. Другие документы
  17. Аудит персонала организации. Цель, функции, эффективность
  18. Суть кадрового аудита
  19. Задачи проводимого аудита
  20. Целесообразность аудита персонала
  21. Объекты аудита персонала
  22. Типы кадрового аудита
  23. Аудит персонала поэтапно
  24. Методы проведения аудита
  25. Результаты кадрового аудита
  26. Кадровый аудит
  27. Зачем и когда проводить кадровый аудит?
  28. Как провести аудит своими силами?
  29. Как провести кадровый аудит кадровик должен знать
  30. Основные вопросы
  31. С чего начать
  32. Подбираем методические материалы
  33. Проверяем документы делопроизводства
  34. Оформляем отчёт

Как провести кадровый аудит

Как проводится кадровый аудит

Как провести кадровый аудит внутренний и внешний? Оценка существующей системы управления, кадрового потенциала, политики и документооборота – вот основные задачи, которые стоят перед аудиторами.

  • когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства;
  • как проводится аудит кадрового потенциала;
  • как проходит аудит кадровой политики;
  • каковы основные задачи кадрового аудита.

Когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства

Как провести кадровый аудит, чтобы систематизировать имеющиеся документы и навести в них полный порядок? Большинство организаций проводят аудит собственными силами, приглашать специализированные компании для осуществления такой деятельности достаточно дорого. Не все руководители готовы выделять дополнительные средства на проведение масштабной процедуры внешнего аудита.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя анализ и оценку эффективного управления персоналом, кадрового потенциала компании, политики и поставленных задач текущего и стратегического значения.

Для проведения кадрового аудита основанием служит:   

  • увольнение сотрудника по работе с персоналом и прием на его место нового специалиста;
  • возникновение конфликтных ситуаций, которые могут привести к масштабной проверке контролирующими органами всего процесса делопроизводства;
  • существенные изменения трудового, иных законодательств, внесение изменений или создание новых локальных нормативных актов, влияющих на процесс ведения организационного делопроизводства;
  • изменение системы оплаты труда;
  • масштабные сокращения персонала;
  • смена собственника или руководящего состава организации;
  • выдача предписания органами контроля на проведение масштабного планового кадрового аудита.

Необходимо учитывать, крупной организации рационально проводить внешний аудит, который может быть разовым или проходить на регулярной аутсорсинговой основе. Специалисты выполнят порученные работы, используя наработанные методики, представят полный отчет по выявленным нарушениям и оформят рекомендации по систематизации работы отдела, ответственного за отбор, найм, оценку сотрудников.

Как провести кадровый аудит собственными силами, не привлекая сторонних аудиторов

Для проведения проверки собственными силами необходимо соблюдать определенный порядок подготовки:

  • руководитель организации издает приказ, в котором определены цели и задачи мероприятия;
  • проходит формирование комиссии, наблюдающей за проведением проверки, в состав может входить главный бухгалтер, заместитель, юрист, руководитель отдела по работе с персоналом;
  • определяются сроки проведения проверки и составления отчета.  

Методы проведения кадрового аудита подразделяются

На организационно-аналитические, когда проходит систематизация, изучение правильности заполнения документов делопроизводства, отчетности. Ревизионная комиссия просматривает весь пакет документации за отчетный период, анализируются финансовые и иные показатели деятельности отдела по работе с персоналом. В основной пакет документов входят:

  • должностные инструкции;
  • анкеты;
  • тесты;
  • сведения о проведенных затратах на найм, обучение, профессиональную подготовку персонала;
  • исходные сведения о системе оплаты труда;
  • балансе ресурсов;
  • специфики работы;
  • уровня профзаболеваний;
  • травматизма;
  • продолжительности рабочего времени и финансовых затратах на использование дополнительной рабочей силы.

Социально-психологические методы основаны на проведении анкетирования, интервьюирования сотрудников организации. Методика основана на проверке оценки разработанной системы мотивации. С помощью такого способа выявляется оправданность действующей системы, проводится анализ сильных и слабых сторон управления персоналом.

Экономические методики основаны на сравнительном анализе социальных и экономических систем управления с действующими стандартами и нормативами. Сравнивают стандарты соответствующей отрасли и законодательно установленные нормативы с существующими в организации. Оценка позволяет выявить конкурентоспособность условий труда на предприятии и эффективность работы HR-службы.    

Как проводится аудит кадрового потенциала

Аудит кадрового потенциала относится к системе проверки соответствия персонала целям и стратегиям развития организации, выявлению основ деятельности структуре управления с учетом нормативно-правовых баз. Проводится проверка причин возникновения социальных проблем, определяются пути разрешения и снижения негативных последствий.   

Справка

Цели и принципы проведения кадрового аудита персонала

  1. основная цель – оценка эффективности трудовой деятельности и производительности персонала, являющегося главным фактором экономической стабильности и успешного функционирования предприятия;
  • проверка является способом наблюдения за инструментами управления, правильностью принятия решений в сфере решения соответствующих вопросов, устранения проблем, возникающих в сфере трудовых отношений;
  • при проверке применяются общепризнанные принципы профессионализма, честности, достоверности, независимость оценки, сопоставления с российским и международным стандартом права.

Аудиторская проверка осуществляется по следующим направлениям:

  • оценка кадрового потенциала;
  • количественных характеристик;
  • диагностика процессов и систем управления;
  • оценка эффективности управления персоналом.

Справка

Цель аудита кадрового потенциала:

  1. определение достаточности человеческих ресурсов для функционирования и развития;
  2. оценка фактического состава персонала;
  3. анализ списочного состава по образованию, возрасту, половой принадлежности, другим признакам;
  4. оценка укомплектованности кадрами для обеспечения полноценного технологического процесса;
  5. соответствие квалификационного уровня персонала;
  6. классификация должностей;
  7. анализ текучести кадров и причин;
  8. диагностика инновационных характеристик;
  9. проверка санитарно-гигиенических параметров и сравнение их с действующими нормативами.

Мониторинг в сфере персонала играет важную методологическую роль при проведении аудита.

Периодический сбор, анализ и получение данных о кадровой ситуации помогает разрабатывать и совершенствовать стратегически важные вопросы, принимать тактические управленческие решения.

Применение различных оценочных методов поможет провести быстрый и качественный сбор информации, ее анализ и вынести соответствующие заключения, на основании которых будет сформирована дальнейшая работа кадровой службы и управляющего аппарата.  

Возможно, вам будет интересно узнать:

Как проходит аудит кадровой политики

Аудит кадровой политики относится к проверке генерального направления кадровой работы, совокупности основных принципов, форм, методов и механизмов, применяемых для разработки целей, задач.

Вся работа заключается в создании механизмов, помогающих сохранению, укреплению и развитию кадрового потенциала, созданию высокопрофессионального и сплоченного коллектива, способного реагировать на постоянные изменения требований рынка с учетом разработанной стратегии развития компания.  

Как провести аудит кадровой политики, какие показатели учитывать:

  • наличие документов, где сформулированы основные принципы и содержание по проведению кадровой политики;
  • проверку соответствия кадровой политики международным нормативам и действующему законодательству;
  • направленность кадровой политики на вопросы быстрого решения основных стратегических и текущих задач, разработанных специалистами по управлению трудовыми ресурсами;
  • ориентированность на системы долговременного планирования;
  • соответствие стратегии организации;
  • ориентация на факторы успеха;
  • учет всех стратегических планов в соответствующей документации: коллективном договоре, Уставе, Положении об оплате труда, других внутренних нормативных актах;
  • согласованность в вопросах социальной и экономической эффективности;
  • включенность менеджеров и управленцев всех уровней в процесс реализации кадровой политики;
  • уровень профессиональной подготовленности к реализации решений ведущих вопросов разработанной стратегии;
  • соответствие положений и внутренних нормативных актов задачам политики в сфере управления персоналом.

По результатам аудита можно судить об эффективности и соответствии политики организации основным международным и российским стандартам. Разработка поэтапной системы улучшения вопросов управления персоналом с определением среднесрочных и долгосрочных стратегий помогает сбалансировать социальную и экономическую эффективность с учетом интересов работников и работодателя.

Каковы основные задачи кадрового аудита

Основные задачи кадрового аудита заключаются:

в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов;

в определении проблем в сфере управления персоналом;

в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире;

в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование;

интегрированности всей системы управления персоналом;

в осуществлении перспективного планирования;

в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.

Внутренний кадровый аудит проводится собственными силами. Услуги сторонних организаций и профессиональных аудиторов не используются. Независимо от этого, после проведения проверки составляют отчет по ее итогам.

Отчет аудиторской проверки кадровой работы

В отчете фиксируются все обнаруженные ошибки и меры по их устранению. Аудиторы делают выводы о состоянии необходимого учета в сфере ведения и хранения документации, рабочего потенциала и политики. Проверка по всем сферам предполагает составление отчета, который будет состоять из нескольких блоков с подробным описанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Необходимо учитывать, что систематические проверки снижают риски нарушения правил ведения учета и хранения документации, помогают своевременно выявить и устранить существующие недочеты.

При проверке инспекции обнаруженные нарушения могут повлечь за собой наложение крупного штрафа на работодателя.

Поэтому периодическое проведение аудиторских проверок является гарантией того, что все системы делопроизводства в организации будут соответствовать действующим нормам.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Источник: https://www.hr-director.ru/article/66681-qqq-17-m5-kak-provesti-kadrovyy-audit

Проводим внутренний кадровый аудит

Как проводится кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Аудит персонала организации. Цель, функции, эффективность

Как проводится кадровый аудит

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании.

Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области.

В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность.

Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

  1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
    • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
    • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
    • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
    • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
    • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
    • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
  2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
  3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/audit-personala-kompanii/

Кадровый аудит

Как проводится кадровый аудит

В отличии от бухгалтерского, кадровый аудит законодательно не регулируется и проводится на усмотрение руководства организации. Эксперты расскажут, как провести аудит своими силами и подготовиться к проверкам.

Зачем и когда проводить кадровый аудит?

Кадровый аудит позволяет работодателям оценить состояние кадрового делопроизводства в организации. Его можно проводить по аналогии с бухгалтерским аудитом, который регулируется Федеральным законом от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». В таком случае проводится проверка кадровой отчетности, ее достоверность и соответствие действующему законодательству.

Аудит кадрового делопроизводства преследует цели:

  • удостовериться в наличии всех обязательных документов,
  • проверить их соответствие действующему законодательству,
  • выявить и устранить ошибки,
  • оптимизировать кадровое делопроизводство,
  • снизить риски при проверках и спорах с сотрудниками,
  • восстановить кадровое делопроизводство (при необходимости).

Проверку кадрового делопроизводства можно проводить систематически или при наступлении определенных ситуаций:

  • передача дел от одного кадровика другому,
  • сдача документов в архив,
  • изменения в законодательстве,
  • смена руководства организации,
  • подготовка к проверке.

Кадровый аудит рекомендуется провести при подготовке к плановой проверке контролирующих органов. Также проанализировать состояние документов стоит при споре с работником, или если в организации произошел несчастный случай. В этих ситуациях высока вероятность внеплановых проверок, о которых ГИТ сообщит только за 24 часа.

Кроме Трудовой инспекции, кадровые документы в организации могут проверять Налоговая служба, Фонд Социального страхования, Пенсионный фонд и Роскомнадзор. Поэтому отслеживайте план проверок всех этих организаций и будьте готовы предоставить им запрашиваемые документы по кадрам.

Вопрос из практики

Отвечает Нина Ковязиназаместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Для контроля соблюдения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, выполнения условий коллективных договоров, соглашений общероссийские профессиональные союзы и их объединения, а также межрегиональные и территориальные объединения могут создавать два вида инспекций труда профсоюзов: правовые и технические (ч. 3 ст. 370 ТК РФ). У данных инспекций профсоюза есть полномочия…Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

Кадровый аудит можно проводить своими силами (внутренний) или с привлечением сторонних специалистов (внешний). В отличие от бухгалтерского, аудит кадрового делопроизводства не подчиняется закону «Об аудиторской деятельности» и может проводиться консалтинговыми компаниями, оказывающими юридические услуги.

Преимуществом внешней проверки является ее независимость и уровень профессионализма. Сторонние организации могут произвести аудит в краткие сроки, что особенно важно перед проверками ГИТ.

По результатам аудита консалтинговые компании составят рекомендации по устранению недочетов, основываясь опыте других клиентов.

Однако не все компании могут позволить себе заложить в бюджет высокую стоимость таких проверок и проводят аудит самостоятельно.

Для проведения внутреннего аудит обычно создается комиссия, в которую следует включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера и юриста. Также в штатном расписании организации может быть предусмотрена специальная должность внутреннего аудитора, который проверяет бухгалтерию и отдел кадров.

Должностная инструкция внутреннего аудитора

Аудит может проводиться систематически (по итогам квартала, полугодия, года) или ситуативно (например, при смене специалиста по кадровой работе).

По объему проверяемых документов кадровый аудит можно разделить на:

  • полный — проверяется вся масса документов за всю историю существования организации или за определенный период,
  • выборочный — проверка проводится по видам документов или по отделам / конкретным сотрудникам.

Кадровый аудит в широком смысле позволяет оценить кадровое делопроизводство и работу службы персонала в целом: удовлетворенность работников системой мотивации, оценка конкурентоспособности предлагаемых в компании условий работы. В этом случае используют следующие методы:

  • организационно-аналитический — проверка документации,
  • социально-психологический — опрос персонала компании,
  • экономический — сравнение финансовых показателей с рынком.

Аудит кадровой документации может включать в себя оценку работы кадровой службы. Тогда дополнительно определяют уровень квалификации кадровиков, оценивают их загруженность и затраты на содержание штата кадровиков. По результатам аудита может быть принято решение о расширении штата или, наоборот, передачи КДП на аутсорсинг.

Как провести аудит своими силами?

Смотрите по теме запись вебинара

Кадровый аудит своими силами. Как исправить ошибки, если на это всего три дня

Если вы решили проводить аудит кадровой документации своими силами, следуйте пошаговой инструкции.

1. Решите организационные вопросы:

  • Определите цели и задачи аудита. Решите, будет ли это проверка документов за определенный период или комплексная оценка работы службы персонала.
  • Выберете, кто в организации будет проводить аудит. При необходимости создайте комиссию.
  • Проанализируйте объем проверяемых документов и определите сроки проведения внутренней проверки.

2. Составьте план проверки и выберете метод. Определите сроки для выполнения каждого этапа плана.

3. Составьте список документов, которые требуется проверить. К ним относятся:

  • локальные нормативные акты,
  • штатное расписание,
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним,
  • должностные инструкции,
  • приказы по личному составу,
  • трудовые книжки,
  • график отпусков,
  • обязательные журналы и книги учета,
  • табели учета рабочего времени,
  • личные карточки работников и личные дела (при наличии),
  • приказы по основной деятельности, касающиеся КДП (например, о назначении ответственного за ТК).

Дополнительно в список можно включить, если за это отвечает кадровая служба:

  • документы по охране труда,
  • документы воинского учета.

Составьте чек-листы для проверки каждого вида документов. Для внутреннего аудита воспользуйтесь Проверочными листами ГИТ.

Самопроверку организации можно также провести на сайте Трудовой инспекции https://онлайнинспекция.рф.

4. Произведите проверку всех выбранных документов в соответствии с чек-листами.

Отметьте, все ли документы в наличии, нужно ли что-то восстанавливать. Проанализируйте каждый документ на соответствие действующему законодательству. Проверьте, есть ли все необходимые подписи и печати.

Проверьте, как хранятся кадровые документы и личные дела работников, запираются ли на ключ шкафы и комнаты. Проводя аудит личных дел, уничтожьте избыточные персональные данные. Это поможет в будущем пройти проверку Роскомнадзора. Копии каких документов нельзя хранить в личных делах, читайте в «Электронном журнале».

5. По итогам проверки составьте акт. Разработайте план и сроки исправления ошибок. Доведите акт и план до сведения кадровиков под подпись.

По результатам аудита могут быть выявлены документы с истекшим сроком хранения. Подготовьте их к уничтожению. О правилах и сроки хранения кадровых документов читайте в «Электронном журнале».

Если аудит проводился в рамках передачи дел от между кадровиками, составьте акт приема-передачи.

По результатам проведенного аудита может быть составлена инструкция по кадровому делопроизводству организации. Обратите внимание, что инструкция должна соответствовать последнему ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Помимо планового кадрового аудита рекомендуем кадровикам регулярно проводить самопроверку. Это может быть анализ всех созданных документов за месяц, или за периоды повышенной загруженности, когда велик риск ошибки.

Разработайте короткие чек-листы для каждой операции (прием, перевод, увольнение).

Особенно важна проверка во время массовых проектов, таких как ознакомление работников в новым ЛНА, индексация заработной платы, массовый перевод сотрудников и т.д.

Важные выводы

  1. Кадровый аудит проверит наличие всех документов по КДП и правильность их составления.
  2. Аудит проводят при смене кадровиков, изменениях законодательства и перед проверкой контролирующих органов.
  3. Для проведения кадрового аудита привлекают консалтинговые организации или обходятся внутренними ресурсами.
  4. Кроме проверки документации в процессе аудита оценивают профессионализм и качество работы службы персонала.
  5. Для проведения внутреннего аудита определите цель, составьте план, отберите документы и разработайте чек-листы для проверки.
  6. По результатам проверки составляется акт и план исправления недочетов.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385283-kadrovyy-audit-18-m8

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Как проводится кадровый аудит

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Citize
Добавить комментарий