8(800)350-83-64

Как правильно оформить приказы по личному составу

Содержание

Приказы по личному составу – Отличный секретарь

Как правильно оформить приказы по личному составу

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице.

Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. 

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д.

Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.

Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

  • о приеме работника на работу;
  • о перемещении;
  • о совмещении;
  • о переводе;
  • об увольнении;
  • об аттестации;
  • о повышении квалификации;
  • о присвоении званий (чинов);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрениях и награждениях;
  • об оплате труда;
  • о премировании;
  • о различных выплатах;
  • о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения заработной платы;
  • о дежурствах по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола.

Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

Image by Witthaya Phonsawat // www.freedigitalphotos.net

документы по личному составу, личный состав, приказы, приказы по ЛС

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5170

Как оформляется виза ознакомления в приказах по личному составу

Как правильно оформить приказы по личному составу

Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм). Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью — при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Составляем приказы по личному составу правильно

Важно Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника).

Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом.

Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру; · текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Приказ по личному составу это

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др.

следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа: · наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Об оформлении и согласовании проектов приказов

Кроме того, ознакомление работника с приказом согласно трудовому законодательству является обязательным, поэтому визу ознакомления работника с приказом по личному составу рекомендуется оформлять на лицевой стороне (хотя допускается и на обороте), а составляющие элементы этого реквизита можно впечатать в проект приказа заранее, на стадии оформления проекта. Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа.

Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи документа, Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом: Директор института Подпись Н.С. Кавко. С приказом ознакомлены: Подпись А.Е.

Виза ознакомления

90 Внимание Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Каждый приказ по личному составу должен иметь основание.

При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.).

Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований.
Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п.

, имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о). Печать на приказах Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью.

Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью.

Оформляем визу на кадровых документах

Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. · Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется.
Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ; · проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе.

Кадровое делопроизводство: распорядительная документация

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника. Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.

1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: · все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами; · эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет; · первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“, также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой “О заверении копии“ с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита “Подпись“. Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования.

В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: “Лист согласования прилагается“. Виза оформляется следующим образом.

Составление и оформление приказов по личному составу

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011».

Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по». Для придания юридической силы документу необходим еще один реквизит – «Подпись».

В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов). Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца).

В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

· В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу.

К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.

Источник: http://sv-groups.ru/kak-oformlyaetsya-viza-oznakomleniya-v-prikazah-po-lichnomu-sostavu/

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Как правильно оформить приказы по личному составу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Делопроизводство правильно оформить приказ

Как правильно оформить приказы по личному составу

Приказ – основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е.

подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке.

Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Формуляр приказа:

  • постоянные реквизиты “единого” бланка:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
  • переменные реквизиты “единого” бланка:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • место составления или издания документа (12);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20) (См. прим. 1) ;
    • подпись (21);
    • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях. С целью. В соответствии с. (ссылка на нормативный документ), На основании.

(ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи. и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации.

Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Прим. 1 Заполняется при необходимости.

Какими правилами должен руководствоваться заведующий детским садом при составлении и оформлении приказа?

Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем для решения административных, хозяйственных и многих других задач образовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы или заведующим детским садом, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется заведующим канцелярией (секретарем).

Приказ должен оформляться на бланке образовательного учреждения и иметь следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование образовательного учреждения.
  2. Наименование вида документа (приказ).
  3. Дату.
  4. Номер.
  5. Место издания.
  6. Заголовок.
  7. Текст.
  8. Подпись.

Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблему образовательного учреждения, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Констатирующая часть может начинаться словами “В целях…”, “В соответствии…”, “Во исполнение…”. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двое­точие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.

Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: “Приказ от 01.09.2010 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)”. Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером учреждения (при необходимости), должностными лицами, интересы которых затрагиваются в приказе, юристом.

В текст приказа не следует включать пункт “Приказ довести до сведения. “. Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы регистрируют по группам в пределах календарного года (1 января – 31 декабря):

  1. Приказы по основной деятельности.
  2. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу).
  3. Приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах).
  4. Приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по движению обучающихся и воспитанников регистрируются порядковой нумерацией в пределах учебного года (1 сентября – 31 августа). Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

Весь приказ или его отдельные пункты могут иметь документы – приложения. В таком случае в соответствующих пунктах приказа делается ссылка. Когда приложение оформляется к приказу в целом, то после окончания последнего пункта, отступив 2–3 интервала, печатают слово “Приложение” (без кавычек). Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Если в тексте документа приложение упомянуто, но не названо, отметка включает наименование документа.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим документам, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку “Приложение” и сведения о наименовании, номере, дате и др. реквизитах основного документа.

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер – Приложение № 1, Приложение № 2 и т. д. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Источник: http://kak-delat-pravilno.ru/kak-pravilno-oformit/deloproizvodstvo-pravilno-oformit-prikaz.html

Приказы по личному составу

Как правильно оформить приказы по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.

В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).

Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников.

Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Приказ по личному составу

самые важные статьи вам на

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.

В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

  • Наименование организации.
  • Слово «Приказ9raquo;.
  • Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
  • Чётко сформулированный заголовок без точки.
  • В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения.

    После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю9raquo;.

  • Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
  • Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
  • Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.

  • Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

Как правильно сделать нумерацию?

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у9raquo; обозначает увольнение).

Источник: http://kleotur.info/prikazy-po-lichnomu-sostavu/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.