Как подшить документы

Содержание
  1. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  2. Основные принципы сшивания документов
  3. Обложка
  4. Опись
  5. Нумерация листов
  6. Способы прошивки документов
  7. Как прошить документы для архива
  8. Как прошить документы для налоговой
  9. Заверительная надпись
  10. Как исправлять ошибки
  11. Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
  12. Инструменты
  13. Пошаговое руководство по прошивке
  14. Сопроводительные надписи
  15. Образец
  16. Как подшивать бухгалтерские документы
  17. Подлежат прошивке
  18. Законодательство
  19. Правила прошивки документов
  20. 2 дырки
  21. 3 дырки
  22. 4 дырки
  23. 5 дырок
  24. Как пронумеровать
  25. Оформление обложки
  26. Заверение сшитой документации
  27. Кто имеет право
  28. Условия
  29. Исправление ошибок
  30. Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов
  31. Какие документы сшивают в делопроизводстве?
  32. Оформление документов для налоговой
  33. Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец
  34. Какие документы подлежат прошивке
  35.  Учимся правильно прошивать документы
  36. В 2 дырки
  37.  В 3 дырки
  38.  В 4 дырки
  39.  В 5 дырок
  40.  Заверение прошитых документов
  41. Как правильно подшивать документы?
  42. Подшивка документов на предприятии
  43. Этапы подшивки документов
  44. Законодательное регулирование операции подшивки документации
  45. Сроки хранения документации в архиве
  46. Для чего может понадобиться прошивка документов
  47. Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив
  48. Сколько листов можно подшивать в одной папке
  49. Подготовительные работы при прошивке документов
  50. Прошивка нитками вручную
  51. Прошнуровка при помощи дырокола
  52. Сопроводительные надписи при подшивке документов

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Как подшить документы

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Как прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Источник: http://ru-act.com/adm/dok/kak-proshit-dokumenty.html

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Как подшить документы

В делопроизводстве заведено правило о том, что все документы, которые состоят более, чем из одного листа, подлежат сшиванию и заверению.

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

Инструменты

Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

  • иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;
  • нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
  • обложка дела 229×324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
  • бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  • ножницы;
  • канцелярский клей.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

  • Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
  • Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
  • Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
  • Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
  • Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Пошаговое руководство по прошивке

  1. Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.
  2. Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали. Расстояние между ними не должно быть менее 3 см.

    по отношению к центру листа.

  3. Взять заранее подготовленную нить, вдеть ее в иголку для сшивания документов.
  4. Для удобства следует обозначит отверстия на документе сверху вниз, как: №1, №2 и №3. Специалист должен начать прошивание с продевания иглы в отверстие № 2, при этом конец нитки должен быть оставлен с тыльной стороны пачки бумаг.

    Во время всего процесса прошивания нужно следить за тем, чтобы эта часть нитки оставалась там.

  5. Затем на лицевой стороне нужно пропустить иголку через отверстие № 1 и достать ее сзади.
  6. С тыльной стороны продеть иголку опять в отверстие № 2. Теперь иголка опять оказывается с внешней стороны листа.

  7. Далее следует продеть иголку с внешней стороны бумаги в отверстие № 3 и достать ее с тыльной стороны.
  8. Взяв тот конец нитки, который остался изначально с тыльной стороны и тот, что появился из отверстия № 3, их необходимо сравнять, а лишнюю длину отрезать ножницами.
  9. Концы двух нитей завязываются на узел 2 раза, как можно ближе к тыльной стороне документа. Чем крепче связан документ, тем удобнее его листать. К тому же, он не рассыплется на отдельные листы и будет долго храниться в скрепленном виде.
  10. Завершающий этап прошивания – это наклеивание небольшого листа бумаги с сопроводительными надписями.

    Для этого нужно взять клей, лист бумаги размером 2*5 см., наклеить его на то самое место, где было завершено сшивание. Лист должен полностью закрывать узел и частично концы нити. А оставшиеся 1-2 см. нитей должны находиться вне наклейки.

  11. На лист с сопроводительной надписью ставится печать организации, оттиск которой должен захватывать и его и часть тыльной стороны документа, который был скреплен наклейкой. Это позволит избежать возможности вскрытия сшитого документы и подмены листов.

Как правильно прошить документы нитками — фото

Если пачка документов не слишком толстая (до 5 листов), то отверстия в листах можно аккуратно проделывать и самой иголкой для прошивания. При этом важно сохранить документ в хорошем состоянии, без помятостей.

Сопроводительные надписи

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

  • надпись «прошито, пронумеровано»;
  • количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
  • должность и Ф.И.О. ответственного лица;
  • место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки. Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.

Образец

Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.

  1. Устав (для организаций).
  2. Официальная форма заявления.
  3. Протоколы общего собрания.
  4. Иные документы.

Некоторые документы сшивает и заверяет нотариус.

Прошитый журнал со штампом

Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

При регистрации нового юридического лица прошивание устава и прочих документов производится без печати организации, так как попросту ее еще нет.Что касается внутренних архивов организаций, то в их составе сшиванию подлежат:

  • бухгалтерские регистры;
  • распоряжения по персоналу;
  • исполненные договоры с контрагентами;
  • другие документы, обеспечивающие текущую работу предприятия.

Правильно прошитые документы позволят избежать организации множества проблем и обеспечить нормальный уровень делопроизводства. Если бумаги прошиты в соответствии с установленными правилами, ни один важный документ не потеряется, и не будет иметь непотребный вид.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 450-55-83, Санкт-Петербург +7 (812) 385-76-98 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://lawyer-guide.ru/administrativnoe-pravo/oformlenie-dokumentov/kak-pravilno-proshivat-dokumenty.html

Как подшивать бухгалтерские документы

Как подшить документы

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

  1. Штатное расписание.
  2. Приказы для общего состава.
  3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

  1. Накладные.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Путевые листы.
  4. Счета-фактуры.
  5. Акты выполненных работ.
  6. Кассовые книги.
  7. Ведомости о зарплате.
  8. Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

  1. Ставится номер в правом верхнем углу.
  2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
  4. Тома дела нумеруются по отдельности.
  5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

  1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
  2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
  3. Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

  1. Название предприятия.
  2. Название подразделения.
  3. Индекс.
  4. Заголовок.
  5. Срок хранения.
  6. Номер тома.
  7. Дата изготовления прошивки.
  8. Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

  1. Количество листов.
  2. Особенности вложенных документов.
  3. ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

Источник:

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Как правильно сшивать документы ниткой?

Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность.

Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров.

Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Какие документы сшивают в делопроизводстве?

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

Оформление документов для налоговой

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Источник: http://novpedkolledg2.ru/bez-rubriki/kak-podshivat-buhgalterskie-dokumenty.html

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как подшить документы

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Как правильно подшивать документы?

Как подшить документы

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем.

Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.

Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

Подшивка документов на предприятии

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации.

В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.

Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Этапы подшивки документов

Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов: • Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов; • Необходимо правильно начинать подшивать документы; • Проверка нумерации страниц документов; • Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера; • Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов; • Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;

• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.

https://www.youtube.com/watch?v=TB5UaKwgtIA

Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.

Помимо этого, разрешается: • Не систематизировать документацию; • Не проводить нумерацию всей документации; • Отказаться от использования заверительной надписи;

• Отказаться от прошивки документации.

Законодательное регулирование операции подшивки документации

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства.

Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.

Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы.

Эти сроки напрямую зависят от типа документации: • 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу; • 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица); • 20 лет хранится патентная документация на изобретения; • 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством; • 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности; • 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания; • 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством; • 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;

• 3 года – фото- и видеодокументация.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке:
В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.

Для чего может понадобиться прошивка документов

Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.

В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.

В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.

Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места.

Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.

Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив

После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.

Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Сколько листов можно подшивать в одной папке

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.

Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.
На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов – их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора.

Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать  10 сантиметров.

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.

После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия.

Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Прошивка нитками вручную

При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола.

Прошнуровка при помощи дырокола

Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

Сопроводительные надписи при подшивке документов

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.

Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.

Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

(2 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://obumage.net/kak-pravilno-podshivat-dokumenty/

Citize
Добавить комментарий