8(800)350-83-64

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами

Удержание НДФЛ с подотчетника

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами

Работнику выданы деньги под отчет. Об их использовании сотрудник не отчитался (хотя со дня, отведенного для отчета, прошло более года), деньги в кассу не вернул. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ. В аналогичной ситуации могут потребовать и взносы во внебюджетные фонды (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17–3/В-609, приложение к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Рассматривая начисление взносов, суд напоминает: их берут с тех выплат персоналу, что выданы в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

А подотчетные средства нельзя приравнивать к зарплате и другим выплатам, входящим в облагаемую оплату труда. Значит, требование об уплате взносов незаконно. Так сообщали многие судьи (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.07.

13 № А43-14173/2012, АС Западно-Сибирского от 30.09.14 № А27-16522/2013 и Поволжского от 09.12.15 № Ф06-3232/2015 округов и др.).

Ограничение наличных расчетов нарушено. Как учесть расходы

По НДФЛ нет единой практики. Отдельные судьи полагают: поскольку задолженность сотрудника не списана, то спорные суммы нельзя относить к доходам физлица, НДФЛ недопустим*. По нашему мнению, такая позиция обоснованна, но ее не везде придерживаются.

Сейчас арбитраж все чаще указывает: если компания не принимает мер по взысканию просроченных долгов, то она фактически выплачивает доход физлицу. Поэтому надо удержать НДФЛ или сообщить в инспекцию о невозможности его взыскания (см.

 постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, АС Северо-Западного от 21.04.16 № А26-8332/2014 и Центрального от 24.12.15 № Ф10-4388/2015 округов)**. Также арбитраж признает законность пеней.

Суд подтверждает и оправданность 20-процентного штрафа за неуплату НДФЛ, взимаемого по статье 123 НК РФ.

Исчисление НДФЛ с подотчетных

Иная ситуация, когда компания пыталась взыскать долг.

Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.

Другой довод — действия самой организации. Она приняла решение об удержании задолженности из зарплаты. Кроме того, обратилась с судебным иском к работнику, требуя погашения им долга. Предприятие не списывает задолженность.

Значит, не относит спорные суммы к тем, которыми физлицо может распоряжаться. Если сотрудник не вправе распоряжаться средствами, то у него нет дохода. Это вывод из пункта 1 статьи 210 НК РФ, и он не позволяет доначислить НДФЛ. Так сообщил Девятнадцатый ААС (постановление от 05.04.16 № А36-5689/2015).

С ним согласился АС Центрального округа в комментируемом постановлении.

Компания вправе приводить и другие доводы, свидетельствующие о принятии мер по взысканию долга. Это, в частности, письма с требованием о погашении выданных авансов, направленные подотчетнику. Или его расписка, где приведен срок погашения долга. Или акты сверки, свидетельствующие о признании задолженности сотрудником (в актах желательно прописывать ожидаемые сроки погашения).

Иногда предприятие и работник подписывают соглашения о новации, по которому спорная сумма признается займом, предоставленным физлицу. Но мы не рекомендуем использовать подобные соглашения.

Ведь если заем беспроцентный или выдан под низкую ставку (менее 2/3 учетной ставки ЦБ РФ), то нужно определить материальную выгоду.

Ее рассчитывают со дня подписания соглашения о новации, облагая налогом по 35-процентной ставке (п. 2 ст. 224 НК РФ).

Возможна ситуация, когда подотчетные суммы возвращены по истечении проверяемого периода. Тогда документы на возврат стоит предъявить ревизорам. Скорее всего, они откажутся от доначисления НДФЛ.

Если инспекция все-таки доначислит налог, то она проиграет суд (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013). Арбитраж примет документы на возврат, даже если они не предъявлены в ходе проверки. Это вывод из постановления Четвертого ААС от 25.03.

15 № А19-16749/2014 (оставлено без изменений постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № А19-16749/2014). Он соответствует части 3 статьи 65 АПК РФ, где подчеркнута лишь необходимость предоставления доказательств «до начала судебного заседания» первой инстанции.

И не сказано, что к доказательствам относят лишь те документы, что предъявлены во время проверки.

Срок использования подотчетных сумм

Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.

3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п.

В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.

Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет.

Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения.

Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».

В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ.

Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода.

К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.

Решения судов по похожим спорам

В комментируемом деле показаны индивидуальные аргументы, и нельзя привести аналогичные решения.

Источник: http://www.NalogPlan.ru/article/4009-uderjanie-ndfl-s-podotchetnika

Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.

Порядок работы с подотчетными лицами

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Ндфл и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

  • порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
  • учетной политикой;
  • внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Как правильно составить приказ, см. в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах».

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

  • Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
  • Командировочные расходы.
  • Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат.

Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).

Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
  • Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
  • Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

  • Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
  • Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

  • В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Ндфл и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

  • до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
  • 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

  • затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
  • багаж;
  • аренда жилья;
  • затраты на связь;
  • получение визы;
  • комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания.

В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами.

При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Подробнее об этом см. здесь.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным.

Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом.

Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией.

В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд.

Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

  • аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
  • оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
  • суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
  • чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Подробнее см. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

  • Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
  • Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

  • Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
  • Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
  • Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
  • Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
  • Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_nalogooblozheniya_raschetov_s_podotchetnymi_licami/

Истребование подотчетных сумм

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами
Выданные под отчет суммы сотрудник должен своевременно вернуть работодателю. Но что, если работник этого не сделал? Как отразить этот факт в бухгалтерском учете? Как оказалось, такие суммы можно даже списать по сроку исковой давности.

С 1 января 2012 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П; далее — Положение № 373-П).

А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты.

Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату.

А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено.

Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Таким образом, неистраченные средства работник обязан вернуть в срок, указанный в заявлении. После чего на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих дня.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный руководителем. На практике такой срок принимается одинаковым для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике (п.

2 и 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). А с другой стороны – срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Поэтому, во избежание разногласий, подотчетных лиц нужно ознакомить и с этим организационным решением (под роспись).

Обратите внимание – для авансового отчета Положение № 373-П не закрепляет применение унифицированной формы № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД (0302001), в действующий классификатор она не включена.

Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г.

№ 34н, далее – ПВБУ). Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета.

Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.

Пример 1

Работник получил на командировку 30 000 руб. По возвращении он внес в кассу неиспользованные средства в сумме 1000 руб. и представил авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 29 000 руб.

Однако из нее к учету (в качестве расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица) было принято только 20 000 руб. В этой ситуации бухгалтер произвел записи: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 — 30 000 руб.

– выданы наличные на командировку;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 1000 руб. – внесен в кассу неизрасходованный остаток;

ДЕБЕТ 20 (10, 08, …) КРЕДИТ 71

— 20 000 руб. – утвержден авансовый отчет.

В итоге за работником будет числиться дебиторская задолженность в сумме 9000 руб. (30 000 – 1000 – 20 000).

По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его необходимо официально известить. Из Положения № 373-П можно сделать вывод, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Работник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней.

В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы – в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
— остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).

Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Причем разногласия сторон разрешаются в судебном порядке.

За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность. Основание – пункт 2 статьи 243 Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру.

Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов (утв.

приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Работнику было предъявлено требование о возврате денежных средств, расходование которых не было согласовано с работодателем, в сумме 9000 руб. Деньги в кассу он внести не смог.

Поэтому бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— 9000 руб. – выявлена недостача у материально ответственного лица.

На этом расчеты с работником в статусе подотчетного лица завершены, счет 71 закрыт. Далее следует применять процедуры истребования задолженности материально ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом.

Дальнейшие действия работодателя регламентирует трудовое законодательство. Ему причинен действительный ущерб в форме реального уменьшения наличных денег, который подотчетник обязан возместить в полном размере (ст. 238, 242 ТК РФ).

Но прежде чем принимать решение о возмещении ущерба, работодатель обязан провести проверку для установления причин его возникновения. Для этого необходимо потребовать от работника письменное объяснение для установления причины невозврата денег. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ).

Важно

Суммы, числящиеся на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», требуют контроля и принятия решений о направлении их списания.

Работник либо представит объяснения, либо от дачи таковых может воздержаться. А в своем объяснении он может либо признать свою вину, то есть числящийся за ним долг, либо с наличием задолженности не согласиться. Второй вариант для работодателя равнозначен отказу или уклонению от представления объяснения. В этих случаях он принимает решение самостоятельно.

Начнем с исхода, благоприятного для работника. Материальная ответственность исключается в случаях утраты денег вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны (ст. 239 ТК РФ).

Кроме того, работодатель может простить долг работнику – как полностью, так и частично. Такое право ему предоставляет статья 240 Трудового кодекса, если это не запрещено учредительными документами вашей фирмы.

И то, и другое решение руководителя бухгалтер отразит записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94

— недостача списана на финансовый результат (подп. «б» п. 28 ПВБУ).

Но прощение долга означает, что работник получил экономическую выгоду. В связи с получением дохода придется начислить ему НДФЛ.

Пример 3

Продолжим анализ ситуации, описанной в примерах 1 и 2. Предположим, работодатель решил отказаться от взыскания ущерба работника в отсутствие ситуаций, перечисленных в статье 239 Трудового кодекса.

Эти операции бухгалтер отразит записями:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 — 9000 руб. – отражено решение руководителя об отказе о взыскании ущерба с работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

— 1170 руб. (9000 руб. х 13%) – начислен к удержанию НДФЛ.

Правда, работник может оспорить и удержание НДФЛ. А кроме того, удерживаемая сумма налога не должна превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Напомним также: прощение долга допустимо оформить как дарение. Тогда оно освобождается от налогообложения НДФЛ в пределах 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

А вот если работодатель намерен возместить понесенный ущерб, недостача списывается на работника вне зависимости от наличия или отсутствия его согласия:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

— недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Сумма, отнесенная на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», образует дебиторскую задолженность.

Если отражать все хозяйственные операции последовательно, то «дебиторки» на счете 71 оставаться не должно. Но ее наличие не является ошибкой. Ведь Инструкция по применению Плана счетов носит рекомендательный характер и порядок использования счетов жестко не регламентирует.

Наличие задолженности за работником не является препятствием к его увольнению. А вот утрата доверия, если вина работника установлена судом, – основание для его увольнения по инициативе работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). В случае расторжения трудового договора с должником бухгалтер произведет запись:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73

— переклассифицирована задолженность в связи с увольнением работника.

Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом.

На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года (ст. 196 и 199 ГК РФ). Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов (п. 70 ПБУ).

В такой ситуации бухгалтер сделает проводки:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63

— начислен резерв сомнительных долгов по задолженности по подотчетной сумме;

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73, 76

—списана задолженность по истечении общего срока исковой давности.

Удерживать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, поскольку причиной списания неплатежеспособность не является (абз. 2 п. 77 ПБУ).

Источник: https://delovoymir.biz/istrebovanie-podotchetnyh-summ.html

Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете, Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете, Комментарий, разъяснение, статья от 01 сентября 2012 года

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами

Российскийбухгалтер, N 9, 2012 год
ПолинаКвитковская,
эксперт журнала

В бухгалтерском учетедля отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетнымсуммам предназначен специальный счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” в соответствии с планомсчетов, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000 года N 94н.

На данном счетесобирается вся информация о расчетах с работниками по суммам,выданным им под отчет на хозяйственно-операционные икомандировочные расходы.

На выданные под отчетсуммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” дебетуется в корреспонденции сосчетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетнымилицами суммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденциисо счетами, на которых учитываются затраты и приобретенныеценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются покредиту счета 71″Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей”.

В дальнейшем эти суммысписываются со счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей” в дебет счета 70″Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут бытьудержаны из оплаты труда работника) или 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” (когда они не могутбыть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет посчету 71″Расчеты с подотчетными лицами” ведется по каждой сумме,выданной под отчет.

Первичные бухгалтерские документы

Принимая авансовый отчету подотчетного лица, бухгалтер торговой организации принимаетдокументы, подтверждающие расходы подотчетной суммы.

Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, согласно статье 9Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ “Обухгалтерском учете” должны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы являются первичными документами, наосновании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерскийдокумент – письменное свидетельство о совершении хозяйственнойоперации, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейшихпояснений и детализации.

Хозяйственные операции,не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учетуи не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетныедокументы принимаются у подотчетных лиц к учету в том случае, еслиони составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации.

Разработанные иутвержденные унифицированные формы первичной учетной документации всоответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 “Опервичных учетных документах” должны применяться всемиорганизациями независимо от их организационно-правовой формы.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

Ввышеприведенном примере были перечислены все основные требования,предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.

Несмотряна то что любая организация стремится организовать свои расчеты сподотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремяотчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности иправила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередковозникает ситуация, когда работник несвоевременно предоставил отчетпо подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой ситуации вопросможет быть решен двумя способами:

-работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности иззаработной платы работника;

-работодатель принимает решение не удерживать с работника суммузадолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составедоходов физического лица.

Взависимости от принимаемого способа осуществляется и отражениеданных операций в бухгалтерском учете.

Во-первых, необходимоотметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенногоаванса из заработной платы работника работодатель имеет право наосновании статьи137 Трудового кодекса РФ:

“Удержания из заработнойплаты работника производятся только в случаях, предусмотренныхнастоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработнойплаты работника для погашения его задолженности работодателю могутпроизводиться:

-для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счетзаработной платы;

-для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенногоаванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводомна другую работу в другую местность, а также в других случаях;

-для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетныхошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случаепризнания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых спороввины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи155) или простое (часть третья статьи157)”.

Всоответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного исвоевременно не возвращенного аванса, выданного в связи сослужебной командировкой или переводом на работу в другую местность,а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средствна хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвестиудержания из зарплаты работника. При этом решение об удержаниипринимается не позднее одного месяца со дня окончания срока,установленного для возвращения аванса, и при условии, если работникне оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушенияуказанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос опорядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример

Работнику организации,ответственному за проведение официального приема, в феврале быливыданы денежные средства в подотчет в сумме 15000 рублей.

После проведенияофициальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службуорганизации авансовый отчет, к которому были приложены документы,подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, вкотором был организован заключительный обед, на сумму 13570 рублейс учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура оттранспортной организации за услуги доставки участников переговоровк месту встречи на сумму 1062 рубля, в том числе НДС и платежныедокументы.

Таким образом, принятыена основании авансового отчета представительские расходы составили14632 рубля.

Так как подотчетное лицополучило аванс в сумме 15000 рублей, а израсходовало только 14632рубля, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организациипринял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработнойплаты работника. Работник согласен с решением руководителя.

Пример

Предположим, что сумманачисленной заработной платы данному работнику с начала годасоставила:

Вянваре – 5000 рублей;

Вфеврале – 5000 рублей;

Данный работник имеетправо на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходыфизических лиц за февраль.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 + 5000 – 400 х 2 мес.) х 13% = 1196рублей.

Так как за январь суммаудержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей,следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая суммаудержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанногоналога на доходы физических лиц)

(5000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, привыплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходыфизических лиц – 598 рублей;

сумма неизрасходованногои невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы -368 рублей.

На руки работнику будутвыданы 4034 рублей (5000 рублей – 598 рублей – 368 рублей).

Вданном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса(368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40рублей), по этому вся сумма удержана в одном месяце. В том случаеесли задолженность работника превышает максимально допустимую суммуудержания, то погашение производится частично.

Сначала погашаетсязадолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаясясумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Обратите внимание!

Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований статьи138 Трудового кодекса РФ, согласно которой общий размер всехудержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50%заработной платы, причитающейся работнику.

Пример

Воспользуемся исходнымиданными примера, рассмотренного выше. Однако в данном вариантеруководитель организации принял решение не удерживать сподотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

Вэтом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой доходафизического лица.

Согласно пункту 1статьи 210 Налогового кодекса РФ:

“1.

При определенииналоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученныеим как в денежной, так и в натуральной формах, или право нараспоряжение которыми у него возникло, а также доходы в видематериальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей212 настоящего Кодекса.

Если из доходаналогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иныхорганов производятся какие-либо удержания, такие удержания неуменьшают налоговую базу”.

Исходя из этогоорганизация, принимая решение не удерживать с работника суммуневозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физическоголица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится поставке 13%.

Таким образом, с даннойсуммы необходимо произвести удержание налога на доходы физическихлиц.

Сумма дохода уфизического лица с начала года составит:

вянваре – 5000 рублей;

вфеврале – 5000 рублей + 368 рублей.

Определим сумму налога надоходы физических лиц.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 рублей + 5368 рублей – 400 х 2 мес.) х 13% =1244 рублей.

Так как за январь суммаНДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то кудержанию за февраль следует 646 рублей.

Следовательно, на рукиработник получит сумму в размере 4354 рубля (5000 рублей – 646рублей).

Используя этот вариант,бухгалтер неизменно столкнется с вопросом, нужно ли начислять суммуЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастныхслучаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммуневозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составедоходов физического лица.

Врассматриваемом выше примере сумма невозвращенного авансаотражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов:

Дебет 91″Прочие доходы и расходы” субсчет “Прочие расходы” Кредит73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсчет “Расчеты повозмещению материального ущерба”.

Данные расходы неучитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, наосновании пункта 3статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признаетсяобъектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижаютналогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зренияверна только для плательщиков налога на прибыль.

Пункт 3статьи 236 Налогового кодекса РФ:

“Указанные в пункте 1настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости отформы, в которой они производятся) не признаются объектомналогообложения, если:

уналогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены красходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыльорганизаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

уналогоплательщиков-индивидуальных предпринимателей или физическихлиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходыфизических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде”.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902372120

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.