8(800)350-83-64

Должностные обязанности документовежа в воинской части

Содержание

Чем занимается делопроизводитель в воинской части

Должностные обязанности документовежа в воинской части

Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», бланки строгой отчетности, магнитные носители информации, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту, который составляется в одном экземпляре. Другие несекретные служебные документы уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями сотрудника службы делопроизводства и исполнителя. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты.

Обязанности делопроизводителя в воинской части

  • Должностная инструкция делопроизводителя
  • Должностные обязанности делопроизводителя
  • Профессия делопроизводитель
  • Глава 15
  • Должностная инструкция делопроизводителя (рус.)
  • Обязанности делопроизводителя в воинской части

Должностная инструкция делопроизводителя Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Делопроизводство

Важно Требуется делопроизводитель в воинскую часть Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы. Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются.
При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов. В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Глава 15

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании.

В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну – секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя? Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии.

Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения.

Делопроизводитель должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.2.3. Регламент рабочего времени делопроизводителя соответствует нормам федерального законодательства о труде.

Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Полномочия работника 3.1. Делопроизводитель имеет право:3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.3.1.2.

Должностная инструкция делопроизводителя

Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе сотрудник службы делопроизводства. При отборе служебных документов, изданий, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения.

Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке.

Кто такой делопроизводитель? обязанности работника

Поэтому в каждой военной организации должен быть до мелочей проработан механизм доведения требований руководства до исполнителей, должна быть установлена персональная ответственность за функционирование этого механизма, определены и возложены на соответствующих должностных лиц конкретные обязанности в данной области.

Порядок доведения решения командира до исполнителей в целом достаточно подробно изложен в Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации и других нормативных правовых актах, однако каждая воинская часть имеет свою специфику, свои особенности организации и деятельности, свой уровень квалификации специалистов, в обязанности которых входит работа с документами, свой уровень исполнительской дисциплины, культуры работы с документами.

Делопроизводитель

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации.

От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений.

Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота.


Что входит в обязанности делопроизводителя? Характеристика профессии Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Как при составлении обращения, так и при его поступлении в орган военного управления следует иметь в виду, что обращение заявителя, не содержащее его фамилию, место жительства, дату и личную подпись, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Должностное лицо, получившее обращение и не имеющее достаточных прав для выполнения предложения или удовлетворения просьбы заявителя, не позднее чем в пятидневный срок направляет предложение (заявление, жалобу) по команде в установленном порядке, а в случаях, когда обращение заявителя не содержит необходимых сведений для решения о том, куда следует направить предложение (заявление, жалобу) для рассмотрения, или когда требуются дополнительные данные или иное оформление для передачи его по команде или в соответствующий орган военного управления, обращение немедленно возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями.

Внимание Занимающий её человек имеет особый статус и особый склад характера.Он один на всю войсковую часть, что делает его в некоторых отношениях выше любого офицера. Тем более, офицеры сами от него зависят.

Когда хакеру приходит черёд увольняться, он начинает подвергаться всяческим гонениям со стороны начальства. В штабе войсковой части любого уровня очень много бумажной работы, связанной с подсчётом и перемещениями личного состава части.

Испокон века этой работой занимались специальные делопроизводители, представленные в наше время частично наёмным персоналом, а частично, особенно в качестве непосредственных исполнителей, обычными солдатами-срочниками.

Среди последних иногда попадаются хорошо подготовленные специалисты, закончившие юридические, экономические или бухгалтерские вузы, которых грех не взять на квалифицированную бумажную работу.

Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Источник: http://11-2.ru/chem-zanimaetsya-deloproizvoditel-v-voinskoj-chasti/

Обязанности делопроизводителя в воинской части

Должностные обязанности документовежа в воинской части

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией руководителя учреждения, организации, предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Делопроизводитель, инспектор отдела кадров, специалист отдела кадров 20000 — руб

Ведение качественного и количественного учёта личного состава, подготовка предложений по организационно-штатной структуры подразделений, подготовка предложений по укомплектованию вакантных должностей издание суточных приказов (зачисление, увольнение, убытие в основной и дополнительные отпуска, командировку, на больничный, назначение на должность, выслуга лет, присвоение воинских званий), ведение книг алфавитного учёта военнослужащих, организация и ведение штатно-должностного учёта, организация, ведение и хранение личных дел военнослужащих и лиц гражданского персонала, оформление командировочных удостоверений, расчёт выслуги лет на пенсию военнослужащим.

Обязанности должностных лиц вещевой службы

Для решения задач вещевая служба воинской части в своем составе имеет соответствующие подразделения, укомплектованные материальными средствами, личным составом, оборудованием, инструментом. Общая численность личного состава подразделений вещевой службы может достигать 11 – 25 человек.

Общие обязанности начальника службы воинской части изложены в статьях 107-109 Устава внутренней службы ВС РФ, а в статье 123 они конкретизированы для начальника вещевой службы.

Глава 15

В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство (далее именуется — делопроизводство).

В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Должностная инструкция делопроизводителя

2.

На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы,

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2018 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

Курсы продавца-кассира, продавца-консультанта

Делопроизводитель имеет право: 3.1.

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.3.

Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.4.

Источник: http://juridicheskii.ru/objazannosti-deloproizvoditelja-v-voinskoj-chasti-38415/

Обязанности делопроизводителя в воинской части вещевой службы

Должностные обязанности документовежа в воинской части

  • предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается (приложение 54):

  • сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
  • излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;
  • самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати;
  • изготавливать не предусмотренные инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п.

Обязанности должностных лиц вещевой службы

Внимание I. Спецслужбы как источник терроризма

  • II. Должностные обязанности
  • II. Должностные обязанности
  • II. Основы военной службы.
  • II.

Спецслужбы — охотники за властью

  • III. Порядок исполнения военно-транспортной обязанности гражданами.
  • III. Реорганизация службы
  • III. Спецслужбы в борьбе за собственность.
  • IV.
  • Спецслужбы злоупотребляют агентурной информацией

  • IV.

    Спецслужбы — основной поставщик наемных убийц

  • МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА Для проведения занятий по специальной подготовке Со студентами, обучающимися по ВУС-250300; 250400 Тема №1«Общие положения по вещевому обеспечению Вооружённых Сил Республики Казахстан в мирное время» Занятие №2«Обязанности должностных лиц вещевой службы» Учебные и воспитательные цели: — в результате проведения занятия студенты должны знать обязанности должностных лиц вещевой службы.
  • Обязанности делопроизводителя в воинской части

    Делопроизводитель, инспектор отдела кадров, специалист отдела кадров 20000 — руб Регистрация документов в книгах учёта, ведение документооборота, доведение документов до исполнителей, контроль за исполнением документов, контроль за своевременной сдачей документов, оформление документов на отправку, оформление исходящей почты, представление документов на подпись начальнику, формирование и подшивка дел, составление описи дел, составление актов на уничтожение документов по истечению сроков хранения, составление номенклатуры, подготовка и оформление дел для сдачи на гос. Должностная инструкция делопроизводителя Делопроизводитель имеет право:3.1.

    Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3.3.

    Порядковый номер регистрации является номером вновь заводимой карточки. При полном использовании бланка карточки продолжение записей производится на другом бланке, который регистрируется в течении операционного года за одним номером.

    Важно

    На имущество, выдаваемое со склада во временное пользование, заводится книга учета материальных средств, выданных во временное пользование (форма 37). При отправке имущества со склада на каждый ящик (тюк, контейнер) оформляется упаковочный лист (форма 63).

    На каждую партию поступившего на склад имущества заводится стеллажный ярлык (форма 64).

    Акт с заключением заместителя командира воинской части по тылу представляется на утверждение командиру воинской части и служит основанием для перевода имущества в третью категорию.

    Истечение установленных сроков носки предметов вещевого имущества не может служить основанием для списания, если они по своему качественному состоянию без ремонта или после ремонта пригодны для дальнейшего пользования по прямому назначению.

    Выбракованное имущество должно храниться в отдельном помещении склада, которое опечатывается председателем комиссии по выбраковке или уполномоченным им членом комиссии. Все предметы вещевого имущества, выбракованные в воинских частях для списания, подлежат распорке (разборке) в присутствии комиссии, проводившей выбраковку имущества, не позднее 10 дней после утверждения акта изменения качественного состояния (ф.13).

    Делопроизводитель

    В современной армии для делопроизводителей, помимо бумажной работы, добавилась ещё и работа с компьютером, вплоть до его ремонта. Поэтому делопроизводителей-срочников в наше время в частях часто называют компьютерщиками.

    Естественно, такого человека не так-то просто найти. Его можно отобрать, а затем несколько подкорректировать в интересах работы, сделать более покладистым, что достигается отправкой его в подразделение для обработки.

    3.1. Делопроизводитель имеет право:3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.3.1.2.

    Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в делопроизводство.3.1.3.


    Готовить и представлять заведующему делопроизводством предложения по совершенствованию организации его работы. 4.1.

    Учебный вопрос: обязанности начальника вещевой службы

    Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.2.1.6. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.2.1.7.Обеспечивать сохранность служебной документации.2.2.

    С другой стороны, на должности делопроизводителей контрактников принимают обычно по блату, причём, не всегда даже на уровне командования частью, чаще – на уровне ещё более высоком. Не редки ситуации, когда делопроизводителями оказываются родственники высокопоставленных офицеров.

    Такие «работнички» не расположены хорошо работать, рычагов же давления на блатных у командования частью практически нет. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

    Глава 15

    В книгах и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное состояние материальных средств за определенный период в подразделениях, на складе, в мастерской и в целом за воинскую часть. Вспомогательные документы — это сводные ведомости, доверенности, стеллажные ярлыки, описи материальных средств.

    Они способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств. Основными частями учетного документа является: заголовочная часть, содержательная часть, оформляющая часть. Заголовочная часть должна содержать реквизиты, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.

    Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом.

    Организация учета вещевого имущества

    Основой организации учета в воинской части является утвержденный командиром части график документооборота, который разрабатывает начальник финансового органа с участием, в т.ч. начальника вещевой службы воинской части. Под документооборотом понимают путь, который проходит каждый первичный учетный документ от момента его выписки до сдачи на хранение.

    В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документа и указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи на хранение. Материально-ответственные и другие должностные лица, включенные в график документооборота, оформляют учетные документы, ведут учет и представляют необходимую отчетность.

    Он отвечает за: за обеспечение войсковой части вещевым и санитарно-хозяйственным имуществом по нормам снабжения; за содержание и хранение его в порядке и исправности; за банно-прачечное обслуживание части и индивидуальную подгонку обмундирования и обуви личному составу; за боевую и мобилизационную готовность вещевой службы; за боевую подготовку, воспитание, воинскую дисциплину и морально-психологическое состояние подчиненного личного состава; за состояние учебно-материальной базы; Он подчиняется заместителю командира части по тылу и является прямым начальником личного состава вещевой службы части (Устав внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации ст. 107-109, 123).

    Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения. Уничтожение служебных документов, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения.

    Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии Внимание Об уничтожении служебных документов сотрудник службы делопроизводства производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

    Дежурный по бане должен поддерживать дисциплину во время помывки и по окончании помывки личного состава сдать все помещения бани, инвентарь администрации бани и доложить дежурному по части о проведенной помывке. Во время помывки личный состав обеспечивается банными мочалками.

    Мочалки являются инвентарем бани, поэтому и выдаются в бане. По окончании помывки мочалки дезинфицируются. Получить полный текст Запуск личного состава в раздевальное отделение бани производится строго по наличию мест.

    При раздевании верхняя одежда вешается на вешалки, обмундирование аккуратно укладывается на скамейки, обувь ставится на пол под скамейки. Грязное нательное бельё и портянки сдаются в специально отведённом месте лицу, назначенному старшиной подразделения, о чём производится отметка в списке подразделения.

    Источник: http://territoria-prava.ru/obyazannosti-deloproizvoditelya-v-voinskoj-chasti-veshhevoj-sluzhby/

    Профессия документовед: должностные обязанности

    Должностные обязанности документовежа в воинской части

    Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия.

    Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека.

    Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.

    Кто такой документовед

    Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

    Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались.

    Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив.

    Все это делает документовед.

    Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

    В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

    Что должен знать документовед

    Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

    Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

    Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

    Обязанности документоведа

    Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

    – составление, учет, хранение и контроль документов;

    – систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

    – организацию оптимального документопотока внутри организации;

    – организацию хранения и разработку классификаторов документации;

    – сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

    – упорядочивание входящей документации;

    – разработку стандартных форм и табелей документов;

    – создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

    – подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

    Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

    Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

    Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании».

    Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

    Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

    Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

    Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

    Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

    Личные качества специалиста по документообороту

    Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

    Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

    Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

    Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

    Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

    Требования к документоведу

    Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки.

    Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия».

    Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

    Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед.

    Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

    Преимущества и недостатки профессии документоведа

    Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

    Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

    Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

    Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

    К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

    Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

    Где может работать документовед

    Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

    – в органах власти, как местных, так и государственных; – в органах ведомственного управления; – в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах; – в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;

    – в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

    Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

    Источник: http://fb.ru/article/218290/professiya-dokumentoved-doljnostnyie-obyazannosti

    Должностная инструкция документоведа

    Должностные обязанности документовежа в воинской части

    Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2018 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

    В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

    Должностные обязанности документоведа

    1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

    Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

    Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

    Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

    Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

    Документовед должен знать

    2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

    3) Требования к квалификации.

    Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

    Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

    Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

    1. Общие положения

    1. Документовед относится к категории специалистов.

    2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

    3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

    4. Документовед должен знать:

    • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
    • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
    • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
    • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
    • организацию архивного дела;
    • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
    • основы программирования;
    • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
    • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
    • документообразование;
    • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • законодательство о труде;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • правила и нормы охраны труда.

    5. В своей деятельности документовед руководствуется:

    • законодательством Российской Федерации,
    • Уставом (положением) организации,
    • приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
    • настоящей должностной инструкцией,
    • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

    6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

    7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

    Документовед:

    1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

    2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

    3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

    4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

    5. Организует внедрение систем ведения документации.

    6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

    7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

    8.

    Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

    9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

    10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

    3. Права документоведа

    Документовед имеет право:

    1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

    • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
    • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
    • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

    2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

    3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

    4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

    5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

    6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

    4. Ответственность документоведа

    Документовед несет ответственность в следующих случаях:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Должностная инструкция документоведа – образец 2018 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

    Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-dokumentoveda

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.